Страница
1

Методика и техника проверки учетной документации во время ревизии

Методика и техника проверки учетной документации во время ревизии

1. Техника ревизионного исследования документов

В финансово-хозяйственном контроле в условиях автоматизированной системы обработки информации (АСОИ) используется фактографическая информация как способ описания фактов. Эту информацию в системе учета группируют по соответствующим признакам и способам учета и она является отправным моментом относительно изучения контроля финансово-хозяйственной деятельности предприятий. С другой стороны, она является основанием для доказательств в конфликтно-ситуационных процессах.

С помощью фактографической информации можно определить эффективность деятельности субъектов хозяйствования, выполнения ими функциональных обязательств как перед государством, так и перед своими партнерами. Конечная цель контроля в этом отношении — выявление и устранение недостатков в финансово-хозяйственной деятельности субъектов предпринимательской деятельности. При применении АСОИ на электронно-вычислительных машинах создаются условия для эффективного использования фактографической информации, в частности в изучении финансово-хозяйственного контроля.

Для поиска, группирования и преобразования информации, сгруппированной в автоматизированных банках данных (АБД), применяется диалоговый режим общения ревизора с ЭВМ. Достоверность данных ревизоры проверяют по проектной документации. Используя сводную информацию в машинограммах, ревизор определяет правильность корреспонденции счетов бухгалтерского финансового учета, доброкачественность первичных документов, соответствие форм машинограмм. Сгруппированные (синтезированные) данные бухгалтерского финансового учета и финансовой отчетности дают возможность обнаружить отклонение фактических показателей финансово-хозяйственной деятельности предприятий от нормативно-правовых актов, установить перерасходы материальных, трудовых и финансовых ресурсов вследствие бесхозяйственности.

С помощью сгруппированной в АБД первичной, планово-договорной и нормативно-справочной информации можно обнаружить причины перерасходов сырья, электроэнергии, топлива, заработной платы и непроизводительных затрат. Причем самые расчеты перерасходов по запросу ревизора выполняет ЭВМ и выдает их пользователю через алфавитно-цифровое печатающее устройство или через дисплей в диалоговом режиме.

Соответственно Закону Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, которые фиксируют факты осуществления хозяйственных операций. При этом первичные документы должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания.

Для контроля и приведение в порядок обработки данных на основании первичных документов могут составляться сведенные учетные документы. Документы должны иметь такие обязательные реквизиты:

– название;

– дату и место составления;

– название предприятия, от лица которого составлен документ;

– содержание и объем хозяйственной операции, единицу его измерения;

– должности лиц, ответственных за осуществление и оформление хозяйственной операции, их подписи.

Порядок создания, принятия и отображения в бухгалтерском учете, а также сохранения первичных документов установленные Положением про документальное обеспечение записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 № 88.

Документ (от лат. documentum — свидетельство) имеет юридическое значение как доказательство законности осуществления операции и правильности записей в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные документы проверяют по форме (полнота и правильность оформления и заполнения реквизитов), по смыслу (законность операции, логическая увязка с отдельными показателями) и с арифметической точки зрения (правильность цен, наценок, сделанных вычислений, таксировка, подсчетов). Экспертная проверка дополняет формальную и арифметическую и призвана обнаружить подделку в документе, дописывания текста, букв, цифр, зачеркивания, полное или частичное удаление написанного текста, цифровых записей, подделку подписей и т.п. Они могут быть выявлены путем внимательного обзора документа. Подделанные документы могут иметь нарушенную структуру бумаги (потеря блеска), утончения пласта бумаги, расплывы чернил в штрихах заново выполненных операций, признака дописки (разные почерки), признаки травления, наличие пятен, ломкость (хрустящесть) бумаги.

Подделанным (фальшивым) является документ, реквизиты или содержание зафиксированной операции которого не соответствуют действительности. Составления подделанных документов содержит в себе признаки уголовного преступления. Подделанные документы бывают двух видов: бестоварные и безденежные.

Бестоварные — документы, которыми оформлено движение ценностей, тогда как они в действительности не поступали или израсходованные на другие потребности, или вообще остались без движения. Например, накладная на отпуск материальных ценностей из базы составленная, однако фактически они не были отпущены.

Безденежные — документы, которыми оформленные операции с денежными средствами, которые в действительности не имели места. Например, составлен расходный кассовый ордер на якобы выданные с кассы деньги, но фактически они не выплачены, а присвоенные кассиром.

На практике встречаются документы частично бестоварные и частично безденежные.

Например, к частично бестоварным документам можно отнести расходную накладную на отпуск кормов с состава животноводческой фермы на откорм телят, в которой рядом с фактически отпущенными кормами числятся и такие, которых недостает в амбаре и которые списаны по договоренности заведующего складом и заведующий фермы с целью утаивания недостатка кормов в амбаре.

Частично безденежной может быть платежная ведомость, выписанное под видом выплаты заработной платы, в которой одновременно на сумму действительно надлежащей оплаты работы дописанная сумма на оплату работы надуманных лиц, за счет чего списана украденая из кассы денежная наличность.

По качественными признаками документы делятся на доброкачественные и недоброкачественные.

Доброкачественным считается документ, который отвечает требованиям Положения о документальном обеспечение записей в бухгалтерском учете, составленный по утвержденной форме, в которой заполненные все необходимые реквизиты и в котором правильно отображена выполненная хозяйственная операция.

К недоброкачественных относят документы, которые не отвечают перечисленным требованиям и отражают осуществленную операцию в искаженном виде и содержат фальшивые факты: например, учетные письма, наряды, где указан завышенные объем выполненных строительно-монтажных работ и единичные расценки, тарифы, разряды и т.п. При этом документ, которого фактически нет, но он выдается за существующий, считается фиктивным (от лат. fictio — выдумка).

Нередко нарушения и злоупотребления кроются за внешне правильно оформленными документами (фиктивными квитанциями, расписками, актами). Если ревизор обнаружил признака злоупотребления, он обязан сосредоточить свое внимание на их полном изобличении.

Перейти на страницу номер:
 1  2  3