СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Организация службы делопроизводства

1.1 Организационное построение службы делопроизводства

1.2 Типовые задачи и функции службы делопроизводства

1.3 Типовая структура и численный состав

делопроизводственной службы

2. Анализ структуры и функций службы делопроизводства на примере ЗАО «Проспект»

2.1 Характеристика ЗАО «Проспект»

2.2 Анализ структуры и функций службы делопроизводства

3. Предложения по совершенствованию службы делопроизводства в ЗАО «Проспект»

Заключение

Список литературы

ВВЕДЕНИЕ

Анализ структуры и функций службы делопроизводства недостаточно изучен в литературе. В основном в учебниках и монографиях по делопроизводству описывается организационное построение службы ДОУ и приводятся типовые структура и функции.

Актуальность данной темы обосновывается тем, что анализ структуры и функций службы делопроизводства является частью анализа эффективности работы службы ДОУ. А от того, насколько эффективно функционирует службы делопроизводства, зависит процесс управления организациями и учреждениями.

Объект данной курсовой работы – процессы организации службы делопроизводства.

Цель данной курсовой работы - проанализировать структуру и функции службы делопроизводства на примере предприятия.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

· описать организационное построение службы делопроизводства;

· раскрыть типовые задачи и функции службы делопроизводства;

· описать типовую структуру и численный состав службы делопроизводства;

· проанализировать структуру и функции службы делопроизводства на примере конкретного предприятия;

· внести предложения по совершенствованию службы делопроизводства на предприятии.

1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1 Организационное построение службы делопроизводства

Управленческие решения принимаются на основе информации, которая содержится в документах. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) учреждений является важнейшей обслуживающей функцией управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ). (20, с.144)

В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления (5), одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

•структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);

•требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);

•существующие делопроизводственные традиции.(14, с.156)

В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо. (15, с.138)

Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современной офисной техникой, от учета при создании службы делопроизводства организационного, юридического и технического аспектов.(24)

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными, то есть создание условий для разделения труда и его специализации.

Среди организационных проблем можно выделить:

· выбор оптимальной организационной формы работы с документами;

· определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

· регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, её подразделений;

· повышение квалификации сотрудников службы.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе.(20, с. 166)

На сегодня в практике выработалось три формы организационного производства: централизованная; децентрализованная; смешанная.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного подразделения или одного сотрудника. В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов с момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов для их передачи в архив.

Такая форма работы с документами является наиболее рациональной, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику и т. д. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форм организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного подразделения. Эта форма характерна для организаций и предприятий, имеющих отделы, находящиеся в различных помещениях, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами – самая распространенная. При этом (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел.

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция проводится для одних документов централизовано (например, в канцелярии), а для других – децентрализовано (в подразделениях). Чаще всего в подразделениях регистрируются внутренние документы – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские документы, в отделе кадров – документы по личному составу и т. д. (16, с.221))