Страница
1

Работа с документами в подразделениях МВД России

План

Вступительная часть

Вопрос № 1. Организация документооборота, учета и исполнения документов

Вопрос № 2: Формирование дел. Номенклатура дел

Вопрос 3. Контроль исполнения документов и поручений

Заключительная часть (подведение итогов)

Вопрос 1. Организация документооборота, учета и исполнения документов

Общие положения

Документооборот - это движение документов в органе внутренних дел с момента их подготовки или получения документа до завершения его исполнения, отправки или сдачи в подразделение специальных фондов.

Электронные документы участвуют в документообороте органов внутренних дел наравне с бумажными документами.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах внутренних дел, регламентируются Инструкцией по документационному обеспечению и Регламентом внутренней организации Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденным приказом МВД России от 30 декабря 2005 г. № 1167 , статусными документами органов внутренних дел, положениями о структурных подразделениях органов внутренних дел и должностными инструкциями их сотрудников.

Рациональный документооборот организуется на основании следующих положений:

· движение документов должно соответствовать процессам подготовки или исполнения документов, основанным на распределении функциональных обязанностей между исполнителями.

· маршруты прохождения однотипных документов должны быть унифицированы.

Учет входящих, подготовленных (исходящих, внутренних) документов в зависимости от документооборота производится в журналах учета (журнальный учет), в карточках учета (карточный учет) или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет).

В журналах (карточках) учета отражаются данные о движении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения.

Печатание документов

Печатание документов осуществляется в машинописных бюро, а также непосредственно исполнителями в структурных подразделениях ОВД.

Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае исполнителем документа в зависимости от характера и назначения документа.

Документы, изготавливаемые с использованием печатающих устройств вычислительной техники, рекомендуется печатать в текстовом редакторе Microsoft Word, шрифтом Times New Roman размером №№ 12-15 через один-два интервала. При использовании в тексте таблиц допускается их изготовление с помощью средств, входящих в пакет Microsoft Office, и печатание табличного текста шрифтами меньшего размера. При использовании других программных редакторов при необходимости следует высчитывать расстоние между реквизитами исходя из размера печатных знаков. Шаг письма (размер печатного знака) и межстрочный интервал устанавливаются: 2,6мм и 4,25 соответственно. Допускается использовать: шаг письма - 2,54мм, межстрочный интервал - 4,24мм.

Для выделения части текста документа (за исключением писем), заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.

В машинописных бюро печатаются документы только служебного характера. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей, кроме указанных, или правленные карандашом.

При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименование учреждений и организаций, иностранных слов и географических названий, применять только общепринятые сокращения слов.

Отпечатанный документ и черновой материал к нему, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, выдаются исполнителю под расписку в карточке, которая затем под расписку в журнале передается в подразделение делопроизводства и режима для контроля за дальнейшим движением подготовленного документа.

Отпечатанные несекретные документы машинописным бюро выдаются исполнителю без расписки.

Стенографирование

Документы служебного характера могут быть подготовлены с помощью стенографирования.

Стенографирование производится в специальных тетрадях, которые учитываются в отдельном разделе журнала учета рабочих тетрадей.

Использованные стенографические тетради хранятся 1 год, после чего уничтожаются в установленном порядке.

При расшифровке и печатании стенографических записей стенографист руководствуется правилами, установленными для выполнения машинописных работ на бумажных и электронных носителях. Не допускается передиктовка напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков.

Учет подготовленных документов, отправка исходящих документов

Документы, отправляемые органами внутренних дел, передаются почтовой связью, электросвязью и с использованием ведомственной магистральной сети передачи данных (МСПД).

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется подразделениями делопроизводства и режима органов внутренних дел в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005г. № 221.[1]

С помощью средств электросвязи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Запрещается передача с помощью средств электросвязи документов, имеющих грифы секретности, и пометку «Для служебного пользования».

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Учет подготовленных и отправляемых (исходящих) документов после их подписания руководителем органа внутренних дел или уполномоченным на это должностным лицом осуществляется в журнале учета подготовленных несекретных документов или в карточке учета подготовленных несекретных документов.

Неправильно оформленные документы возвращаются сотрудниками подразделения делопроизводства и режима исполнителям для доработки.

Документы могут направляться адресатам за своими регистрационными номерами без сопроводительных писем, если предназначение этих документов не требует пояснения.

Каждый исходящий служебный документ, как правило, должен иметь второй экземпляр, который заверяется сотрудником подразделения делопроизводства и режима. Второй экземпляр списывается руководителем соответствующего структурного подразделения и подшивается в дело вместе с исполненным документом. Если второй экземпляр исходящего документа требуется для работы, он выдается исполнителю под расписку в журнале (карточке) учета подготовленных несекретных документов.

Перейти на страницу номер:
 1  2  3  4  5  6