Страница
1

Учетные документы и научно справочный аппарат архива организации

Содержание

Введение

Глава 1 Учетные документы архива

1.1 Учет и обеспечение сохранности документов Архивного Фонда Российской Федерации

1.2 Организация учета документов Архивного Фонда Российской Федерации

1.3 Составление учетных документов в архиве

Глава 2 Научно-справочный аппарат к документам архива

2.1 Система научно-справочного аппарата к архивным документам

Глава 3 Классификация архивной документации

3.1 Распределение дел в соответствии со схемой классификации

3.2 Влияние классификации документов и дел в пределах архивного фонда на составление архивной описи

3.3 Составление собственно архивной описи дел

3.4 Составление справочного аппарата к описи

Глава 4 Архивные путеводители

4.1 Характеристика фондов в путеводителе

4.2 Справочный аппарат к путеводителю

Глава 5 Обзоры документов и другие архивные справочники

5.1 Характеристика документов в обзоре

5.2 Справочный аппарат к обзору

Заключение

Список литературы

Введение

Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.

Учет документов необходим для:

1. обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;

2. для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;

3. для наиболее эффективного использования документов.

При наличии в архиве организации одного хранилища должен осуществляться централизованный учет документов. При существовании двух и более хранилищ – по каждому хранилищу.

Учет документов в архиве организаций базируется на четко отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.)

В архиве организации учет ведут в соответствии с «Правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Прежде всего, учитывают фонды (фонд) и единицы хранения (дела). Учетные документы архива хранят в специально выделенном помещении (или непосредственно в хранилище) в сейфе или металлическом шкафу.

«Основными правилами» предусмотрена группа учетных документов. Основные учетные документы, обязательные для архива организации:

1. книга учета поступления и выбытия документов;

2. список фондов;

3. листы фондов;

4. описи дел.

Основными видами научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива организации являются справочники по составу и содержанию документов.

Справочники по составу и содержанию документов архива организации включают:

1. описи дел;

2. номенклатуры дел;

3. картотеки;

4. исторические справки.

Научно-справочный аппарат взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования документов. Описи дел – это основная группа справочников, на которой базируется разработка остальных (кроме регистрационно-контрольных картотек, составленных на стадии делопроизводства).

Все виды научно-справочного аппарата связаны между собой поисковыми данными документов. Эти данные закреплены описями дел. К ним относятся номера фонда, описи, дела, листов дела.

Глава 1 Учетные документы архива

К группе учетных документов относится также лист-заверитель дела и внутренняя опись.

В книге учета поступлений и выбытии документов делают отметки о каждом текущем поступлении (выбытии) дел и изменений в составе фондов в архиве.

Изменение объема дел могут быть связаны, прежде всего, с приемом дел от структурных подразделений.

Стандартная ситуация в архивах организации состоит в том, что объемы дел, хранящихся в архиве будут ежегодно увеличиваться на определенное количество дел. К количеству дел постоянного хранения прибавляется количество дел по личному составу и дела со сроками хранения свыше 10 лет.

Изменения объемов дел в сторону уменьшения могут быть связаны с планомерным уничтожением дел с истекшим сроками хранения, а также с передачей дел на государственное хранение или другой архив.

Сведения, заносимые в книгу учета поступлений и выбытия документов, служат основой для составления листов фондов.

Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящим один фонд, ведут по листу фонда.

Список фондов служит для суммарного учета фондов и присвоения им номеров. Его ведут, если архив хранит два или более фондов.

Описи дел служат для поединичного и суммарного учета дел, одновременно выполняя ряд функций. Поединичный учет ведут, закрепляя за каждым делом в описи самостоятельного номера.

Итоги суммарного учета отражают в итоговой записи к описи. Любое изменение объема дел в описи в результате поступления, переформирования, выбытия дело отражают в новой итоговой записи с обязательной ссылкой на документ, в котором зафиксированы те или иные изменения в составе дел. Затем составляют новую итоговую запись.

Например:

Дела № 18, 20, 41 выбыли на основании акта о выделении к уничтожению дел от 26.08.98 № 3.

В описи в графе «Примечание» напротив каждого выбывшего дела пишут или проставляют штамп «Выбывало».

Описи структурных подразделений, по которым дела передавались в архив, служат учетными документами переданных дел до тех пор, пока дела не будут учтены в годовых разделах описей дел временного хранения.

Лист фонда существует для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел по личному составу и описей дел временного хранения.

Лист фонда существует для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменение в составе и объема фонда. По листу фонда ведут учет поступления и выбытия документов в архиве, если архив хранит один фонд.

Лист фонда является основным учетным документом, в котором записывают всю информацию о составе и объеме дел, количестве и номерах учетных документов на них.

В графе «Название фонда» указывают в хронологической последовательности все названия и подведомственность организации фондообразователя с момента возникновения вне зависимости от наличия документов за этот период. Далее все изменения в названиях и подведомственности вносят по мере поступления документов в архив.

Сведения о поступлении или выбытии дел вписывают в лист фонда только на основании тех или иных документов,

Документы, сообщающие о поступлении или выбытии дел:

1. описи дел структурных подразделений;

2. описи дел постоянного хранения;

3. описи дел по личному составу;

4. описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;

5. акты приема-передачи дел в государственный архив;

6. акта о выделении дел к уничтожению;

7. акта о необнаружении дел, пути поиска которых исчерпаны;

8. акта о неисправимом повреждении дел;

9. акта проверки наличия и состояния дел.

Лист фонда пересоставляют в том случае, если он неисправимо поврежден. Старый лист сохраняют и помещают в дело фонда. На старом и новом листах делают отметку ”Лист пересоставлен” с датой пересоставления (в правом верхнем углу).

Перейти на страницу номер:
 1  2  3  4  5  6  7  8  9