Страница
1
Официально-деловая документация в школе (оформление бумаг)
В школе, как правило, нет специалистов по ведению официально-деловой документации.
В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования предлагаем следующие методические рекомендации в работе по делопроизводству. Page generation 0.179 seconds
Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения
В состав документов общеобразовательного учреждения входят:
Организационные документы (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);
Распорядительные документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).
Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30–97 с изменением №1 2000 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
ПРИКАЗ – правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения.
Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем ОУ.
Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.
При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы:
· Достоверность и объективность описываемой ситуации;
· Полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;
· Краткость и лаконичность;
· Нейтральность и наличный характер изложения;
· Безэмоциональная оценка ситуации и фактов;
· Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения;
· Следование нормам официально-делового стиля речи.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа:
Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.
Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.
Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.
На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:
Приложение (1,2…)
к приказу от 11.02.2001 №2
Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:
Приложение
к приказу от 02.02.2001 №12
Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.
Приказ может быть подписан:
· руководителем;
· лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего;
· заместителем (если устав ОУ разрешает заместителю директора издавать приказы).
Не разрешается подписывать приказы с предлогом «за», проставляя косую черту или другие знаки перед наименованием должности. Приказ без подписи не имеет юридической силы.
Подпись руководителя скрепляется гербовой печатью учреждения.
В книге приказов достаточно подписи руководителя, удостоверяющей приказ, так как существуют правила ведения и хранения книги приказов, не допускающие подделок и исправлений внесенных в нее записей.
Вслед за подписью помещается: «С приказом ознакомлен: (ПОДПИСЬ Ф.И.О.)» подпись расшифровка подписи и дата ставятся работником собственноручно.
Все приказы, издаваемые в образовательном учреждении можно условно разбить на 4 блока:
· организация УВП
· Финансово-хозяйственная деятельность
· Личный состав
· учащиеся
В работе учреждения есть приказы, которые повторяются ежегодно в одно и тоже время, т.е. носят цикличный характер.
Распоряжение
Распоряжения издаются заместителями директора по УВР в пределах своей компетенции и составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях отделяется от распорядительной части словами: «Предлагаю», «Рекомендую», «Обязываю», «Считаю необходимым».
Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов.
Протоколы оформляются в специальной тетради и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, Дата протокола – это дата проведения совещания. Заголовок-форма сбора и наименование органа самоуправления.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали»).
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, после них ставится двоеточие.
Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос начинается с новой строки. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности.
Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже.
Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос «Разное».
Каждый вопрос должен быть конкретизирован.
Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «Слушали – выступили – постановили (решили)», а также протоколируются вопросы и ответы.
В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.
Выписка из протокола
Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:
наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в «дело».