Страница
1

Бланки документов

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

1. Документ и его функции

2. Бланки документов, их краткая характеристика

3. Краткая характеристика и требования бланка должностного лица, бланка структурного подразделения

4. Оформление реквизитов документов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность. Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования – процесса создания, исполнения и оформления документов. С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи – руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта людей и различных отношений, складывавшихся в далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти, по которым мы можем изучить, в том числе и историю делопроизводства.

Цель работы – изучение требований для создания бланков.

Понятие «документ» определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.

Документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.

1. Документ и его функции

Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства". Документ — это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

документ бланк реквизит

2. Бланки документов, их краткая характеристика

Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автор официального документа. Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документами. Виды бланков подразделяются на основные и дополнительные: к основным бланкам относятся общий бланк и бланк письма. к дополнительным бланкам можно отнести бланк конкретного вида документа; должностной бланк; бланк структурного подразделения; бланк для работы с зарубежными партнерами.

Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяют экономить до 20% площади листа бумаги.

Управленческие документы, как это предусмотрено ГОСТ Р6.30-2003, должны оформляться на бланках. Бланк представляет собой материальный информационный носитель (бумажный, электронный) с определенным составом реквизитов и отметками для расположения на нем реквизитов документов и соответствующей им информации.

Функциональное назначение бланков различно.

Формуляр имеет обязательный набор составных частей документа

(реквизитов), расположенных в определенной последовательности.

Как правило, документы оформляют на бланках. Установлены три вида бланков документов:

· общий бланк;

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк можно использовать при оформлении различных видов документов, кроме письма. На предприятиях, кроме того, в целях документационного обеспечения деятельности структурных подразделений (должностных лиц) могут применяться общие бланки соответствующих структурных подразделений (должностных лиц).

Общий бланк предприятия применяется при оформлении любых видов документов, за исключением писем. Соответственно, общий бланк структурного подразделения (должностного лица) также может применяться при оформлении любых видов документов соответствующих подразделений (лиц), кроме писем. Бланк письма применяется только при оформлении писем предприятия (структурного подразделения, должностного лица). Бланк конкретного вида документа применяется только при оформлении соответствующих видов документов, например, приказов, распоряжений и т.п.

Бланки, применяемые предприятием, должны соответствовать определенным требованиям. Основные требования к бланкам предприятия

Бланки изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов

формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается использование бланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

Размер полей бланка не менее, мм:

20 – левое;

10 – правое;

20 – верхнее;

20 – нижнее.

Общий бланк включает в себя следующие реквизиты:

-государственный герб РФ;

-герб субъекта РФ;

-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

-наименование организации.

Бланк служебного письма состоит из следующих реквизитов:

государственный герб РФ;

герб субъекта РФ;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации;

наименование организации;

справочные данные об организации.

Бланки конкретного вида документа, кроме письма, включают в себя

Перейти на страницу номер:
 1  2  3  4  5