Страница
1

Типовой формуляр письма приказа протокола акта договора номенклатуры

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

1. Типовой формуляр

2. Письмо

3. Приказ

4. Протокол

5. Акт

6. Договор

6.1 Понятие договора

6.2 Содержание договора

7. Номенклатура дел

Заключение

Список используемой литературы

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

Термины «письмо», «приказ», «протокол», «акт», «договор» употребляется в различных значениях, а термин «номенклатура дел» прочно вошла в обиход людей, которые связанны с делопроизводством. От того, насколько правильно составлены эти документы, а это ни что иное как документы и как организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

В настоящее время в разных ведомствах, конторах, предприятиях и т.п. разных форм собственности составление и оформление писем, приказов, протоколов, актов, договоров – это важнейшее составляющее без этого не может происходить ни переписка, ни принятие на работу, а так же увольнение с нее, ни так же списание (техники и имущества), ни проведение заседаний на которых принимаются важные решения, ни заключение договоров не возможно без грамотного подхода к вышеперечисленным документам. А так же невозможен поиск документов и дальнейшая сдача их в архив без должного оформления номенклатур дел.

При написании работы ставились следующие цели и задачи: изучить содержание и специфику, обозначить особенности форм предлагаемых документов в правоприменительной практике.

Если мы правильно и грамотно будем оформлять, предлагаемый нам перечень документов то нам не придется тратить огромное количество времени на составление, написание, систематизацию и поиск данных документов.

В данной работе рассмотрим составление и оформление типовых формуляров: письма; приказа; протокола; акта; номенклатуры дел.

А так же рассмотрим понятие договора и его составление и оформление.

1. Типовой формуляр

При подготовке конкретного документа учитываются составляющие его элементы (реквизиты). Совокупность этих элементов называется формуляром документа. Число реквизитов, характеризующих отдельные документы, различно и определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.

Применение государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с документами, ускоряет оформление документов, повышает культуру управленческого труда.

Формуляр, характерный для определенной разновидности документов, называется типовым. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности, например:

- государственный герб Российской Федерации;

- эмблема организации или предприятия;

- изображение правительственных наград;

- коды;

- наименование министерства или ведомства;

- наименование учреждения, организации или предприятия;

- наименование структурного подразделения;

- адресат;

- резолюция;

- гриф утверждения;

- индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, адрес электронной почты, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

- название вида документа;

- дата;

- индекс;

- ссылка на индекс и дату входящего документа;

- место составления или издания;

- отметка о контроле;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования;

- отметка о заверении копий;

- визы;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении.

При составлении формуляров конкретных видов документов необходимо исходить из требований формуляра-образца, причем ряд реквизитов, перечисленных в формуляре-образце, естественно, будет отсутствовать.[5]

2. Письмо

Письмо (служебное письмо) — один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, письмо сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п. — объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации.

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов.[9]

Письма оформляются на бланках писем или стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов («Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Дата», «Номер», «Ссылка на дату и рег. номер», «Адресат», «Заголовок к тексту», «Текст», «Подпись», «Отметка об исполнителе»).

Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде. Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя.

К обязательным реквизитам официального письма относятся почтовый и телеграфный адреса. На бланке письма необходимо указывать также номера телефона, факса, номер счета в банке.

Обязательным реквизитом письма является дата,которая про­ставляется в левом верхнем углу. Даты в письме должны оформляться цифровым способом в последовательности: число, месяц, год (25.08.2008).

Регистрационный номерисходящего документа — номер письма и его ус-

ловное обозначение — обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего.

Ссылка на номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа.

Адресат — наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) — указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес.[4]

А при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном.[7]

Перейти на страницу номер:
 1  2  3  4  5  6