Страница
1

Порядок формирования и удостоверения номенклатуры дел

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Понятие номенклатуры дел

2. Порядок формирования и удостоверения номенклатур дел

2.1. Формирование номенклатуры дел

2.1.1. Общие требования

2.1.2. «Индекс дела»

2.1.3. «Заголовок дела (тома, части)»

2.1.4. «Количество дел (томов, частей)»

2.1.5. «Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню»

2.1.6. «Примечание»

2.2. Удостоверения номенклатуры дел

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

Под номенклатурой дел понимают оформленную соответствующим образом сводную ведомость (перечень) заглавий дел, ведущихся в организации на протяжении года. Подготовкой номенклатуры занимаются уполномоченные сотрудники службы ДОУ, при этом они руководствуются целесообразностью выделения документов организации в отдельные дела, исходя из опыта предыдущей работы с документами, объема документов по тому или иному направлению деятельности организации, важности этих направлений и т. д.

Номенклатура дела является специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела.

Номенклатура дел является важнейшим документом, применяемым в организации делопроизводства. Она представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел предназначена для:

классификации документов;

порядка формирования дел в делопроизводстве;

учета дел;

группировки исполненных документов в дела;

систематизации дел;

индексации дел;

фиксации результатов по экспертизе ценности документов на этапе текущего делопроизводства при установлении сроков хранения документов;

использования архивом организации в качестве учетного документа при работе с делами, относящимися к разряду дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно);

использования в качестве основы для составления описей дел с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения; использования, в качестве основы, для составления актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

1. Понятие номенклатуры дел

Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

- охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

- раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

- конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

- систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствие со степенью важности и сроком хранения документации.

Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру[1].

При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

2. Порядок формирования и удостоверения номенклатур дел

2.1. Формирование номенклатуры дел

2.1.1. Общие требования

Формированию и удостоверению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение.

Кроме того, очень важно знать и учитывать требования, закрепленные в таких нормативных и нормативно-методических документах, как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основные правила работы ведомственных архивов, Архивными учреждениями разработаны и методические пособия по составлению номенклатур дел[2].

К процедуре формирования номенклатур дел необходимо привлекать руководителей и ведущих специалистов организации для помощи в определении состава задач, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состав документов. Негосударственными организациями методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.

Номенклатура дел на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организации – заново составляться и согласовываться.

Ответственность за формирование (корректировку) номенклатуры дел организации лежит на службе документационного обеспечения управления, номенклатур структурных подразделений – на руководителях структурных подразделений. Работу по формированию номенклатуры строят в соответствие с приказом руководителя организации. В нем должны быть указаны сроки формирования номенклатур структурными подразделениями и представления их в документационную службу, сроки формирования номенклатуры для всей организации и представления ее на утверждение руководителю организации, а также срок введения в действие.

Перейти на страницу номер:
 1  2  3  4  5  6  7