Страница
1
Методические рекомендации по разработке нормативных документов отдела
Методика разработки табеля унифицированных форм Отдела назначения, перерасчета и выплаты пенсий ГУ – Управление Пенсионного Фонда Российской Федерации в Ленинском районе г. Тюмени
Табель унифицированных форм документов организации – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы[1]. Page generation 0.018 seconds
Поскольку речь идет о Табеле унифицированных форм, необходимо дать их определение. В соответствии с ГОСТ Р 5114–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации»[2].
Разработка и соблюдение «табельных требований документирования» гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов. Это положение важно во всех случаях.
В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются.
Табель обеспечивает решение целого комплекса важных задач:
– оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином классификационном справочнике;
– классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности;
– унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов в организации и других[3].
В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в каждой организации должен составляться табель форм документов.
Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в ГСДОУ: состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в ТАБЕЛЕ ДОКУМЕНТОВ[4]. Применение документов, не указанных в табеле, запрещается. В ГСДОУ же приводится примерная форма Табеля унифицированных форм документов организации.
Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:
– предпроектное обследование.
– выбор формы Табеля.
– формирование структуры Табеля.
– отбор форм документов для включения в Табель[5].
Основные задачи предпроектного обследования:
– определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности отела;
– формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;
– выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности отдела, а также конкретных задач, решаемых разработкой Табеля;
– определение массива документов для включения в Табель[6].
В ходе предпроектного обследования документации отдела изучаются:
– документы, составляющие правовую базу деятельности Управления и отдела: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность Управления и отдела;
– организационно-правовая документация Управления и отдела: положение об Управлении, положение об отделе, штатное расписание, должностные инструкции работников отдела;
– комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности Управления и определяющих состав и технологию обработки документов отдела: инструкция по делопроизводству в отделе, номенклатура дел отдела и др.;
– документация отдела как минимум за три последних года его деятельности.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Выявление форм документов проводится в отделе по каждому функциональному виду деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносятся следующие сведения:
Примерная карта документа | ||
1. Функции и задачи, при реализации которых применяется документ |
10. Использование бланков |
19. Хранение документа (место, срок, номер дела по номенклатуре) |
2. Наименование документа |
11. Формат (А3, А4, А5, нестандартный) |
20. Перенос на машинный носитель |
3. Автор (корреспондент) |
12. Объем (количество страниц) |
21. Обращения к документу (кто обращается, цель, количество запросов). Дополнительные сведения по оформлению документов (для создаваемых документов) |
4. Код формы документа (по ОКУД или другому классификатору) |
13. Форма представления текста (связный текст, трафарет, анкета, таблица) |
22. Подразделение (сотрудник), ответственное за подготовку документа |
5. Название органа, утвердившего форму документа. Наименование, дата и номер нормативного акта. |
14. Состав реквизитов документов |
23. Согласование документа |
6. Куда предоставляется документ |
15. Приложения |
24. Подпись |
7. Срок представления |
16. Ограничение доступа к документу |
25. Утверждение |
8. Количество экземпляров |
17. Регистрация документа (место, форма) |
26. Печать |
9. Количество документов данного вида за год (без учета тиража; с учетом тиража) |
18. Контроль исполнения (место, форма, типовой срок исполнения) |