Страница
1

Разработка Табеля унифицированных форм документов

Методические рекомендации по разработке нормативных документов отдела

Методика разработки табеля унифицированных форм Отдела назначения, перерасчета и выплаты пенсий ГУ – Управление Пенсионного Фонда Российской Федерации в Ленинском районе г. Тюмени

Табель унифицированных форм документов организации – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы[1].

Поскольку речь идет о Табеле унифицированных форм, необходимо дать их определение. В соответствии с ГОСТ Р 5114–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации»[2].

Разработка и соблюдение «табельных требований документирования» гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов. Это положение важно во всех случаях.

В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются.

Табель обеспечивает решение целого комплекса важных задач:

– оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином классификационном справочнике;

– классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности;

– унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов в организации и других[3].

В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в каждой организации должен составляться табель форм документов.

Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в ГСДОУ: состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в ТАБЕЛЕ ДОКУМЕНТОВ[4]. Применение документов, не указанных в табеле, запрещается. В ГСДОУ же приводится примерная форма Табеля унифицированных форм документов организации.

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

– предпроектное обследование.

– выбор формы Табеля.

– формирование структуры Табеля.

– отбор форм документов для включения в Табель[5].

Основные задачи предпроектного обследования:

– определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности отела;

– формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;

– выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности отдела, а также конкретных задач, решаемых разработкой Табеля;

– определение массива документов для включения в Табель[6].

В ходе предпроектного обследования документации отдела изучаются:

– документы, составляющие правовую базу деятельности Управления и отдела: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность Управления и отдела;

– организационно-правовая документация Управления и отдела: положение об Управлении, положение об отделе, штатное расписание, должностные инструкции работников отдела;

– комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности Управления и определяющих состав и технологию обработки документов отдела: инструкция по делопроизводству в отделе, номенклатура дел отдела и др.;

– документация отдела как минимум за три последних года его деятельности.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Выявление форм документов проводится в отделе по каждому функциональному виду деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносятся следующие сведения:

Примерная карта документа

1. Функции и задачи, при реализации которых применяется документ

10. Использование бланков

19. Хранение документа (место, срок, номер дела по номенклатуре)

2. Наименование документа

11. Формат (А3, А4, А5, нестандартный)

20. Перенос на машинный носитель

3. Автор (корреспондент)

12. Объем (количество страниц)

21. Обращения к документу (кто обращается, цель, количество запросов). Дополнительные сведения по оформлению документов (для создаваемых документов)

4. Код формы документа (по ОКУД или другому классификатору)

13. Форма представления текста (связный текст, трафарет, анкета, таблица)

22. Подразделение (сотрудник), ответственное за подготовку документа

5. Название органа, утвердившего форму документа. Наименование, дата и номер нормативного акта.

14. Состав реквизитов документов

23. Согласование документа

6. Куда предоставляется документ

15. Приложения

24. Подпись

7. Срок представления

16. Ограничение доступа к документу

25. Утверждение

8. Количество экземпляров

17. Регистрация документа (место, форма)

26. Печать

9. Количество документов данного вида за год (без учета тиража; с учетом тиража)

18. Контроль исполнения (место, форма, типовой срок исполнения)

 

Перейти на страницу номер:
 1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15 
 16  17