Страница
2

Состав и характеристика нормативно справочной информации

Справочник представляет собой сборник справок, т.е. фрагментальных сведений, получаемых по запросу.

Справочники служат для описания объектов учета, установления взаимосвязи информации посредством идентификации сходных признаков, для распечатки в выходных документах постоянных реквизитов. Page generation 0.028 seconds

По содержанию и сфере применения могут быть разнообразные справочники. Они могут содержать описание возможных значений объектов, субъектов, процессов и их отдельных свойств.

Справочники, подобно классификаторам, могут быть как общего, так и локального назначения. Перечень справочников, используемых в автоматизированной системе учета, контроля, анализа и аудита, приведен в таблице 2.

Таблица 2. Перечень основных справочников, используемых в автоматизированной системе учета, контроля и аудита

Наименование

Система и состав справочников

Справочник списочного состава  

Табельный номер, фамилия, имя, отчество, код подразделения, должность, вид оплаты, категория работника, оклад, дата приема на работу, постоянные доплаты

Справочник видов оплаты и удержаний

Код видов оплат и удержаний, наименование, код производственных затрат

Справочник номенклатура-ценник материальных ценностей

Код материала, наименование, учетная цена, код счета

Справочник внешних организаций

Код организации, наименование организации, юридический адрес, банковские реквизиты, код организации

Справочник допустимости корреспонденции счетов

Код дебета основного счета, субсчет, код корреспондирующего счета, субсчет, допустимость корреспонденции

Справочник материально-ответственных лиц

Код структурного подразделения, фамилия, имя, отчество, табельный номер

Справочник договоров  

Код плательщика, наименование плательщика, банковские реквизиты, способ расчета, количество и сумма поставок продукции по месяцам, метод исчисления наценок

Справочник формирования годовой и периодической отчетности

Код строки, код графы, код формы, код операции, счет, субсчет, код аналитического учета

Структура показателей и кодовое обозначение НСИ должны быть едиными для всех информационных систем предприятия. Система кодирования НСИ должна обеспечивать сопоставимость реквизитов и показателей по содержанию и наименованию, а также их взаимоувязку при переходе с одного уровня управления на другой и при обмене информацией между различными информационными системами и органами управления. НСИ, поступающая от других автоматизированных систем, по содержанию и структуре данных должна соответствовать требованиям бухгалтерского учета в смежной автоматизированной системе. Работы по ведению НСИ должны быть направлены на поддержку созданной БД в рабочем состоянии и обеспечивать контроль за всеми изменениями по ее корректировке.

Организация нормативного хозяйства представляет собой процесс создания и ведения нормативно-справочной информации, в котором выделяются следующие основные операции:

— создание системы обозначения экономической информации;

— подготовка и сдача первичных документов в службу нормативного хозяйства;

— создание информационного фонда НСИ на машинных носителях;

— поддержание информационного фонда НСИ в рабочем состоянии;

— создание информационного фонда НСИ в виде эталонных и контрольных экземпляров;

— оповещение пользователей информационного фонда НСИ о производимых изменениях;

— выдача информации по разовым запросам пользователей.

Основные данные, необходимые для создания информационного фонда НСИ, содержатся в учетной и технологической документации. В настоящее время на многих предприятиях внедряются и действуют единые типовые системы документации. С целью исключения дублирования информации все документы должны быть увязаны в единую систему и отвечать основным требованиям электронной обработки информации.

Зафиксированная в различных действующих документах нормативно-справочная информация должна быть упорядочена и приспособлена к нуждам автоматизированной обработки информации. С этой целью формируются дополнительные документы, содержащие промежуточные данные, получаемые из действующих документов. Выбор показателей и их расположение в промежуточных документах должны соответствовать структуре создаваемых баз данных. Корректировка базы данных НСИ производится на основании извещения об изменениях. При этом проставляется дата изменения и составляется список измененных показателей. Если объем изменений НСИ велик, целесообразно не производить корректировку существующей БД, а создавать новую.

По множествам объектам кодирования, которые носят систематический характер (например, дата, номер операции и т.д.), НСИ не разрабатывается. Иногда в документе, содержащем нормативно-справочную информацию, отдельной позицией показывается пример присвоения кодовых обозначений.

Разработка нормативно-справочной информации начинается после согласования системы классификации и кодирования. Источниками для разработки НСИ могут быть действующие на предприятии классификаторы (общегосударственные, отраслевые и локальные), а также учетные, контрольные, технологические и другие документы. Процесс разработки НСИ включает несколько этапов, перечень и последовательность выполнения которых указывается в план-графике, например:

— разработка образцов форм нормативно-справочной информации;

— присвоение перечня кодируемой информации;

— присвоение кодов элементам номенклатуры;

— составление НСИ и ее передача другим лицам для практического использования.

Для каждой формы НСИ разрабатывается инструкция по ее ведению и использованию.

2. Автоматизация учета кассовых операций

Автоматизированное решение учета, контроля и аудита финансово-расчетных операций включает следующие задачи:

— учет денежных средств в кассе предприятия;

— учет денежных средств на счетах в банке;

— учет расчетов с подотчетными лицами и прочих расчетов;

— аналитический учет по соответствующим счетам денежных средств и расчетов;

— аудит финансовых операций.

В состав системы автоматизированной обработки задач финансово-расчетных операций входит база данных, языковые и программные средства, реализующие доступ к данным и управление ими, а также программное обеспечение для решения данного комплекса задач и средства общения пользователей с системой в виде соответствующих языков диалога.

Перейти на страницу номер:
 1  2  3  4  5  6  7