Аудит в условиях компьютерной обработки данных

На многих российских предприятиях бухгалтерский учет до сих пор ведется вручную. Зачастую бухгалтеры не готовы использовать полный спектр возможностей компьютерных программ, хотя и качество, и количество компьютерных бухгалтерских систем постоянно возрастает. Российские аудиторы также не всегда оказывают своим клиентам квалифицированную помощь в отношении внедрения в бухгалтерский учет современных компьютерных систем, а также оптимизации работы уже функционирующих бухгалтерских программ. Page generation 0.009 seconds

Тем не менее, в ходе подготовки российских правил (стандартов), аналогичных системе документов Международных стандартов аудита; (МСА), были разработаны стандарты, регламентирующие деятель-гость аудиторов в условиях компьютерной среды, ориентируясь на ус­корение процессов компьютеризации в учете и аудите.

1. Оценка риска и внутренний контроль. Учет среды компьютерной системы

Определение рисков аудитора, обусловленных влиянием систем компьютерной обработки данных (КОД), регламентировано стандар­том «Оценка риска и внутренний контроль. Характеристика и учет среды компьютерной и информационной систем».

В данном стандарте рассматриваются две основные группы рисков, связанных с использованием системы КОД для целей бухгалтерского учета: концентрация функций управления и концентрация данных и программ для их обработки.

Группы рисков при использовании компьютерных систем

Вопросы концентрации функций управления непосредственно связаны с системой внутреннего контроля предприятия. Для повыше­ния эффективности ее функционирования рекомендуется распреде­лять между различными лицами такие функции, как:

• непосредственный доступ к активам экономического субъекта;

• разрешение на осуществление операций с активами;

• непосредственное осуществление хозяйственных операций;

• отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Внедрение систем КОД обычно производится с целью повышения эффективности работы учетных работников и, как следствие, сокра­щения их количества. В результате может исчезнуть необходимое раз­деление функциональных обязанностей. Например, на некотором крупном предприятии до внедрения системы КОД один сотрудник от­вечал за ведение учета поступления и выбытия товарно-материальных ценностей (ТМЦ), а другой — за ввод информации в систему бухгал­терского учета. Таким образом, существовала возможность для взаим­ных сверок и поиска причин обнаруживаемых ошибок и искажений. Можно ожидать, что после внедрения системы КОД останется лишь один сотрудник. Соответственно произойдет экономия на заработной плате второго сотрудника и возникнет выигрыш во времени обработки данных. Однако руководству бухгалтерии придется предусмотреть до­полнительные контрольные процедуры, поскольку и осуществление операций с активами, и их отражение в учете окажутся в руках одного и того же человека, что теоретически облегчает возможность осущест­вления каких-либо махинаций.

Внедрение систем КОД требует достаточно высокой квалификации учетных работников, а применение компьютерной системы бухгалтер­ского учета с единообразным (для различных разделов учета) видом экрана ввода данных позволяет с успехом добиваться взаимозаменяе­мости сотрудников в ходе работы. Такой рост квалификации и взаимо­заменяемость могут служить резервом повышения эффективности ра­боты, но вместе с тем таят в себе и определенные риски.

Использование системы КОД изменяет процедуры записи учетных данных и расширяет круг лиц, которые получают доступ к бухгалтер­ским записям. Это может привести к появлению таких рисков, как отсутствие первичных документов, невозможность наблюдения за раз­ноской учетных данных по регистрам и составлением отчетности, от­сутствие регистров учета, доступ к базе данных и программам системы КОД несанкционированных пользователей.

В условиях КОД данные могут вводиться непосредственно в ком­пьютер без составления соответствующих первичных документов. Раз­решения на совершение тех или иных операций, их визирование могут также проводиться внутри системы КОД без составления специальных документов на бумажных носителях.

Тем не менее, правильно настроенная система КОД должна позво­лять в таких случаях отслеживать, кто дал разрешение на совершение операции: например, соответствующую отметку в компьютере могут сделать только строго определенные сотрудники предприятия, каждый из которых входит в компьютерную систему с известным ему одному паролем.

Еще одна проблема, связанная с применением систем КОД в бух­галтерском учете, вызвана тем, что счетные работники иногда за нена­добностью не выводят на печать промежуточные результаты бухгалтер­ских расчетов, а ориентируются на значения, считанные с экрана ком­пьютера, либо вовсе не контролируют такие промежуточные значения. Учетные данные могут храниться исключительно в электронной форме, а бумажные регистры, содержащие последовательные записи всех операций, отсутствовать, что приводит к отсутствию возможности наблюдения за разноской учетных данных по регистрам, их закрытием и составлением отчетности. Кроме того, ряд информационных систем не предусматривает архивирование промежуточных записей, и теку­щая информация в них постоянно обновляется. В этом случае аудито­ры должны требовать от бухгалтерских работников, чтобы те ежеме­сячно или ежеквартально распечатывали и подшивали в папки про­межуточные регистры учета (во избежание внесения изменений в документы «задним числом»), а также рекомендовать, какие именно регистры надо распечатывать и подшивать.

Предусмотренная некоторыми системами КОД возможность рабо­ты разных сотрудников с одним и тем же разделом учета содержит риск того, что информация об отдельных финансово-хозяйственных опера­циях не будет введена в компьютер или же будет введена дважды. По­мимо случайных ошибок доступность одной и той же базы бухгалтер­ских данных для различных сотрудников может послужить причиной для злоупотреблений разного рода.

Особенности системы КОД

Системам КОД присущи такие специфические черты, как заданность, автоматический контроль, однократный ввод информации в не­сколько файлов одновременно, автоматическая запись, трудности в обеспечении сохранности записей.

Под «заданностью» имеется в виду свойство компьютерных систем исключать случайные технические или арифметические ошибки. Сле­довательно, если системе КОД задано верное правило, верным будет и результат. Однако, если правила работы системы КОД содержат ошибку, ошибочным будет и результат.

Следует иметь в виду, что в условиях КОД возможно возникновение неумышленных ошибок. Например, по некоторым хозяйственным операциям система совершает не одну, а несколько бухгалтерских проводок. Отдельные проводки могут генерироваться системой КОД самостоятельно, без участия специалистов и составления первичных документов. Это ведет к появлению несанкционированных записей и расчетов, которые к тому же сложно обнаружить из-за отсутствия спе­циальных регистров или документов. Например, автоматическое на­числение процентов на задолженность покупателей или по займам. Кроме того, некоторые операции могут иметь особенности, делающие некорректным применение стандартной последовательности прово­док.