Страница
1

Ведомственные архивы и их функции

Оглавление

Введение

1. Виды ведомственных архивов

2. Функции ведомственных архивов

Заключение

Список использованных источников и литературы

Введение

Документы играют большую роль в жизни общества. Они могут быть различными по характеру и значимости, могут иметь политическое, историческое, юридическое, научное, производственное, экономическое, техническое и социальное значение.

В любой организации в течение года образуется большое количество документов, так называемый документальный фонд. Однако хранению подлежат не все документы, а лишь наиболее ценные из них - с исторической, научной, культурной и иных точек зрения.

Законодательством РФ установлено, что для временного хранения документов министерства, ведомства, научные организации, государственные предприятия создают ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения.

ГОСТ Р 51114 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дает видовое понятие ведомственного архива.

Ведомственный архив являет собой часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входит в систему государственной архивной службы.

Понятие "ведомственный архив" довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.

Таким образом, цель данной работы - раскрытие виды и функции ведомственных архивов.

1. Виды ведомственных архивов

Итак, кроме государственных архивных учреждений, в каждой организации должен существовать свой архив. ГОСТ дает определение понятия "ведомственный архив". Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения Архивного Фонда РФ. Они выполняют сходные с госархивами функции, работают в соответствии с правилами, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации.

В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Как было сказано выше, ведомственный архив - понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия. В структуре учреждения может и не быть специального подразделения - архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив, из числа штатных работников.

В положение об архиве включаются следующие разделы: основные положения; состав документов архива; задачи и функции архива; права архива; организация работы архива.

При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.

Положение об архиве, являющемся юридическим лицом, структурным подразделением или частью службы ДОУ, согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации и утверждается руководителем организации.

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников[1].

Центральный отраслевой архив хранит документы организаций отрасли всех уровней подчиненности независимо от их территориального местонахождения. Центральный архив министерства, ведомства хранит, как правило, документы центрального аппарата министерства и организаций непосредственного подчинения.

Объединенный архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности, например, лечебные и хозяйственные организации горздрава.

Объединенные ведомственные архивы создаются в целях обеспечения сохранности документов небольших учреждений, рациональной их организации, обеспечивающей оперативное использование документов. При этом решаются проблемы обеспечения архивов помещениями, учета и охраны документов, обеспечения архивов квалифицированными кадрами, концентрации и хранения документов по личному составу ликвидированных учреждений и предприятий. Централизация справочной работы по документам мелких учреждений улучшает ее качество[2].

Архив учреждения, организации, предприятия (самый массовый тип ведомственного архива) хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

архив управленческой документации;

научно-технический архив;

аудиовизуальный архив;

архив документации на электронных носителях.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

Для всех разновидностей архивов в состав хранящихся документов входят: а) законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, общественных организаций учреждения, а также подчиненных ему учреждений и предприятий, если создание архивов при них практически нецелесообразно; б) фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников; в) личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях. Кроме того, в архиве хранятся страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий, а также не входящие в состав АФ копии документов других учреждений, печатные издания, дополняющие документальный фонд организации, и другие необходимые для работы издания, научно-справочный аппарат к документам архива.

Перейти на страницу номер:
 1  2  3