Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению бухгалтерских документов.

Первичное наблюдение — первое, начальное звено в цепоч­ке функционирования хозяйственного учета. От того, как оно бу­дет выполнено, зависят полнота и достоверность учетной инфор­мации, которую ее пользователям подготовит бухгал­терия. По­этому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделяется большое внимание. По результатам первичного наблюдения составляется документ. Page generation 0.011 seconds

Среди отличительных признаков бухгалтерского учета наи­более существенным является его документальность. Только ему присуще сплошное и документальное оформление совершаемых хозяйственных операций.

Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные операции оформляются докумен­та­ми.Они служат первичными учетными документами (ПУД). На их основании ведется бухгалтерский учет. Без документа нет бух­галтерской записи.

Документация — оформление экономического события (хо­зяйственной операции) документом. В широком понимании бух­галтерская документация представляет собой первичные бухгал­терские документы, учетные регистры и бухгалтер­скую отчет­ность.

Документ (лат. documentum — поучительный пример, сви­детельство, доказательство) — письменное свидетельство с за­полнением необходимых реквизитов, придающих ему доказатель­ную юридическую силу. Именно документ — основа информационной системы предприятия.

Материальным носителем документа могут выступать учет­ный бланк или магнитный диск: в зависимости от того, на бумажном или машинном носителе зафиксирована учетная информация.

Как правило, бухгалтерский документ подготавливается на бланке установленной формы, отпечатанном типографским способом, в момент совершения факта хозяйственной жизни.

Если документ подготовлен на машинном носителе, то организация обязана изготовить его копию на бумажном носи­теле для других участников хозяйственных операций, включая контролирующие органы.

В отдельных случаях, чаще всего для внутреннего пользова­ния, бухгалтерский документ составляется в произвольной форме.

Учетный бланк представляет собой разграфленный лист бумаги в виде строк, граф (колонок, клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях с заранее отпечатанными в них реквизитами. Реквизит (лат. — requisitum нужное, требуемое) — единая, неделимая, строго оговоренная часть документа. Это по сути своей информационный элемент, не­сущий самостоятельную содержательную нагрузку. Например, единица измерения, код материала и т. п.

Реквизиты подразделяются на признанные и содержательные.

Признанные реквизиты отображают объекты учета (наименование основных средств и пр.).

Содержательные реквизиты раскрывают характеристику объекта учета (сорт, типоразмер и пр.).

Для удобства чтения документа реквизиты размещаются в нем компактно, в одном месте. Нередко они обводятся жирны­ми линиями.

Реквизиты, которым присущ постоянный признак (наименование организации, подпись и т. п.), печатаются типограф­ским способом.

Как факт подтверждения совершенной хозяйственной операции, первичный учетный документ должен быть составлен и принят к учету по форме, содержащейся в альбомах унифициро­ванных форм первичной учетной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом Российской Федерации.

Перечень таких форм первичных учетных документов раз­рабатывается применительно к отдельным участкам бухгал­терского учета. Например, по учету основных средств разработана следующая первичная учетная документация, включающая 14 наименований:

— акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. № ОС-1);

— акт о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. № ОС-1а);

— акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. № ОС-1 б);

— накладная на внутреннее перемещение объектов основ­ных средств (ф. № ОС-2);

— акт о приеме-передаче отремонтированных, реконструи­рованных и модернизированных объектов (ф. № ОС-3);

— акт о списании объекта основных средств (кроме авто­транспортных средств) (ф. № ОС-4);

— акт о списании автотранспортных средств (ф. № ОС-4 а);

— акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. № ОС-4 б);

— инвентарная карточка учета объекта основных средств (ф.№ОС-6);

— инвентарная карточка группового учета объектов основ­ных средств (ф. № ОС-6 а);

— инвентарная книга учета объектов основных средств (ф. № ОС-66);

— акт о приеме (поступлении) оборудования (ф. № ОС-14);

—акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (ф. № ОС-15);

- акт о выявленных дефектах оборудования (ф. № ОС-16).

Во всех других случаях, как документы, форма которых не представлена в этих альбомах, они приобретают правовую юри­дически доказательную силу наравне с унифицированными до­кументами при наличии следующих обязательных рек­ви­зитов:

· наименование документа (доверенность, карточка складско­го учета материалов и т. п.);

· дата составления (дата, месяц, год);

· наименование организации, от имени которой составлен до­кумент;

· содержание хозяйственной операции и основание для ее со­вершения (например, лицевой счет ф. Т-54 применяет­ся для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выра­ботки и выполненных работ, отработанного времени, а так­же документов на разные виды оплат);

· единица измерения (в натуральном, количественном и сто­имостном выражении);

· наименование должностей лиц, ответственных за соверше­ние хозяйственной операции и правильность ее оформле­ния;

· личные подписи указанных лиц.

Эти требования закреплены в п. 2 ст. 9 Закона «0 бухгалтерском учете».

Признание последнего реквизита в расширительном толковании, а именно с расшифровкой подписи должностных лиц, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники повышает юридическую до­казатель­ность конкретных фактов хозяйственной жизни, зафиксирован­ных в соответствующем документе.

Если предприятие нарушает данные требования законодательства по оформлению первичных документов, его руково­дство может быть привлечено к административной ответственности. Сама информация, содержащаяся в таких докумен­тах, признается недостоверной.

Независимо от того, каким способом подготовлен документ — вручную или машинным способом, в целях контроля за правильностью и законностью регистрации экономических событий в документе должны быть указаны не только личные подписи должностных лиц, как того требует Закон «О бухгалтерском учете», но и их расшифровки. Последнее условие четко оговорено в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерс­кой отчетности в Российской Федера­ции (утв. Приказом МФ РФ от 29.07.98 г. № 34н). Хотя эти документы разного уровня, соблюдение последнего условия является обя­зательным. Дело в том, что если обратиться к содержанию п. 3 ст. 9 ФЗ РФ «О бух­галтерском учете, то в нем прямо указыва­ется на то, что «перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руко­водитель организации по согласованию с главным бухгалтером». Следовательно, в документе наряду с личной подписью лица, офор­мившего документ, должна быть указана ее расшифровка. Подписи лиц, определенных по статусу за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены па­ролем или другим способом авторизации, дающим право однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.