Страница
2

Правила оформления документов

2. Указание должности и фамилия получателя (в дательном падеже);

3. Почтовый адрес.

Например:

Белорусский филиал «Мосэнергобанк»

Начальнику управления инженерно-инвестиционной

деятельности г-ну Давыдову О.М.

ул. Луговая, 61, 220078, г. Минск

Состав реквизита меняется в зависимости от адресата и вида документа. Так, в случае внутреннего документа указывается лишь название структурного подразделения или должность руководителя, которому адресуют документ. Page generation 0.137 seconds

Если документ направляется частному лицу, то сначала приводят фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес.

На документе не должно быть более четырех адресатов; если их больше, составляется список на рассылку и на каждом экземпляре пишется один адресат.

Согласование служебных документов (26, 26). Согласование является способом предварительной оценки сущности проекта документа. оно проводится с организациями, структурными подразделениями, должностными лицами. Различают внешнее и внутреннее согласование. Внешнее оформляется грифом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллективного органа, внутреннее – визой.

Гриф согласования (25). Проставляется слева ниже реквизита «Подпись» непосредственно от границы левого служебного элемента:

1. Слово СОГЛАСОВАНО, которое пишется прописными буквами без кавычек и двоеточия;

2. Указание должности, включая наименование организации;

3. Личную подпись;

4. Расшифровку подписи;

5. Дату.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор ПО «Нефтегаз»

(подпись) С.С. Луговой

01.05.2009

Визы (26). Реквизит располагается от границы левого служебного поля ниже реквизита «Подпись»и проставляют на остающихся в организации экземплярах документов. Первым проект документа визируется исполнителем, что подтверждает его ответственность за содержание, полноту и качество документа. затем визирование осуществляется в следующей очередности: руководители исполнителя; заинтересованные в документе должностные лица; представители общественных организаций; ответственные лица финансовых и экономических служб; заместитель руководителя организации; главный бухгалтер; юристы; служба документационного обеспечения.

По структуре этот реквизит аналогичен реквизиту «Подпись».

Визы проставляются на обороте первого экземпляра документа, если он подлежит размножению. Если документ исходящий, визируются экземпляры, остающиеся в делопроизводстве учреждения. Внутренние документы визируются на первом экземпляре. Отказываться от визирования не допускается.

Реквизит виза используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления начинается словами «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен (а, ы) и включают личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Способы удостоверения документов (17, 23, 27). Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основные способы удостоверения документов – подписание, утверждение и проставление печати.

Подпись (23). Реквизит выступает обязательным элементом документов. В его состав входят:

1. Наименование должности лица, подписавшего документ 9печатается от нулевого положения табулятора);

2. Личная подпись;

3. Расшифровка подписи (печатается от шестого положения табулятора), причем инициалы размещают перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делают.

Утверждение – особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений и должностных лиц.

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Утверждение имеет два варианта оформления:

- утверждение документа руководителем;

- издание распорядительного документа.

Гриф утверждения (17). Реквизит проставляется в правом верхнем углу первого листа документа от пятого положения табулятора.

В соответствии со способом утверждения документа гриф имеет два варианта оформления.

В первом случае гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, указания должности руководителя, наименование учреждения, личной подписи, расшифровки подписи с инициалами перед фамилией и датой утверждения. Во втором случае пишется слово УТВЕРЖДЕНО, указываются вид распорядительного документа,его номер и дата. Слово УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДАЮ набираются прописными буквами без кавычек и пробелов.

Для удостоверения наиболее важных документов ставится печать, свидетельствующая об их подлинности.

Печать (27). Проставляется таким образом, чтобы ее оттиск затрагивал часть названия должности и личной подписи подписавшего документ.

Например:

Директор завода (подпись) С.А.Киселев

Печать делятся на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в ее центре изображен герб государства, а по окружности дается полное название организации. Кроме гербовой печати в организации бывает несколько простых печатей. Они могут иметь различную форму: квадратную, прямоугольную, треугольную, круглую. Место герба занимает название организации или ее структурного подразделения. Простыми печатями удостоверяют размножение экземпляра распорядительных документов, копии документов, пропуск и др.

Текст (21). Текст – основной реквизит документа. его печатают через 2-3 межстрочных интервала после реквизита «Заголовок к тексту» от нулевого положения табулятора.

Текст документа на бланках формата А4 печатают через один межстрочный интервал, на бланках формат А5 – через 14 пт. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через полтора межстрочных интервала.

Абзацы в тексте печатаются от первого положения табулятора. Нормальным считается абзац, содержащий не более 2-3 предложений. Текст документа обычно включает две смысловые части. В первой указывается основание или причина создания документа,во второй - выводы,

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы:

1. Достоверность и объективность содержания;

2. Полнота информации;

3. Краткость изложения;

4. Унификация и стандартизация языка и стиля документа;

5. Нейтральность тона.

К элементу текста относят заголовок к тексту и отметку о наличии приложения.

Заголовок к тексту (19). Реквизит предназначен для эффективного поиска документа, проведения его регистрации без предварительного прочтения всего текста, а также для контроля исполнения документа.

Заголовок текста печатается флаговым способом строчными буквами от нулевого положения табулятора через один межстрочный интервал. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков, то его допускается продлевать до границы пятого положения табулятора.

Отметка о наличии приложения (22). Данный реквизит обычно дополняет, разъясняет, детализирует отдельные вопросы основного документа.

Перейти на страницу номер:
 1  2  3  4