5) плановая разверстка и отпуск продукта каждому потребляющему учреждению.

5. Картотека

Центральное место во всем Чрезучете занимает Картотека. В задачи Картотеки входит:

1) систематизация данных о наличии и продуктообороте на основании предметно-функциональных карточек; Page generation 0.011 seconds

2) составление регулярных сводок и на основании их постоянная информация всех распорядительных и снабженческих органов о состоянии запасов принадлежащих им продуктов;

3) следить за исполнением предписаний распорядительно-снабженческих органов.

По внешнему виду картотека представляет большой зал, с установленными в нем специально-устроенными шкафами для хранения карточек. Шкафы разбиты на ящики, которых уложены предметно-функциональные карточки в порядке шифра. В пределах одного шифра карточки раскладываются в следующем порядке:

1) по роли и назначению снабженческо-распределительных учреждений;

2) по скаладохранилищам и производственным предприятиям, находящимся в их ведении;

3) по сортам, фабричным маркам и точным размерам продукта, с соблюдением принятого номенклатурного шрифта.

“Введением этих видов систематизации предполагалось не только решение вопросов, связанных с материальной бухгалтерией, но и всех требований, которые могут быть предъявлены отделами снабжения и распределения”.[1,c. 78]

6. Операции по исполнению работ картотеки

О том как была построена работа по учету в Картотеке можно судить по её описанию приведенному в работе Амосова и Савичева: ”Функциональная карточка № 1 (предварительного расхода), свидетельствующая о выдаче разрешения на право получения продукта и направляемая в Картотеку распределительным органом после выдачи им предписания или ордера, поступив в Картотеку, просматривается и номер ее тут же регистрируется, потом она подвергается шифровке и попадает в соответственную номенклатурную секцию. Затем берется реестр-карточка, указывающая наличие данного продукта на данной территории, и на нее заносится предполагаемый расход с поступивших предметно-функциональных карточек № 1. После этого реестр-карточка устанавливается на то же место, со строгим соблюдением шифра, а входящие предметно-функциональные карточки предварительного расхода, сложенные в стопку, подвергаются дальнейшим операциям. Они группируются по характерным размерам продукта и, в соответствии с этим размером, берется размерная територриальная реестр-карточка, подсчитывается количество продукта, подлежащее расходу, и полученные результаты подсчета заносятся на реестр-карточки размера продукта; последние укладываются на свое место, а входящие предметно-функциональные карточки, по размеру каждого продукта, группируются по принадлежности к тому или иному довольствующему учреждению. В соответствии с этим берется размерная реестр-карточка учреждения и на ней фиксируются результаты подсчета. После этого входящие карточки раскладываются по месту нахождения данного продукта в складохранилищах, берется реестр-карточка последних и на нее заносится количество предполагаемого поступления. После проведения всех этих операций карточка предварительного расхода приобретает еще новую функцию – механического контроля правильности, своевременности и точности расхода (при предстоящей встрече с карточкой фактического расхода).

Переходим к следующей карточке, фиксирующей факт самого расхода. Как мы уже видели, карточка этого рода получает свое основание в складохранилище, которое производит отпуск продукта. Она, как видно из таблицы хода работ картотеки, подвергается тем же операциям, что и предыдущая карточка (разница в отметках на реестр-карточках – фактический расход). Попадает же она в то же место соответствующем номенклатурной секции, куда попала и карточка предварительного расхода. В тот самый момент, когда эти карточки сталкиваются, происходит сам-собою процесс механического контроля, устанавливается своевременность и точность представления сведений. Но. столкнувшись с карточкой предварительного расхода, карточка фактического расхода, свершая свое дальнейшее естественное движение в порядке номенклатурной систематизации, переходит в местохранение карточек тех учреждений – предприятий, на приход которых отпущенный продукт записывается, т. е. происходит процесс автоматического предварительного заприходования. Этим карточки фактического расхода одновременно приобретают функции контроля в отношении своевременности и точности фактического прихода (при предстоящей встрече с карточкой фактического прихода).

Карточки же предварительного расхода, но уже с отметкой о производстве расхода, направляются дальше и группируются по принадлежности продукта к довольствующим учреждениям, подсчитываются суммы фактического расхода на каждой и заносятся на реестр-карточки каждого отдельного складохраннлиша довольствующего учреждения.

При описании этих операций мы условились считать, что карточка фактического расхода попадет в то же место, что и карточка предварительного расхода, и показали, как это происходит. Но может случиться, что, по каким-либо причинам, карточка фактического расхода не будет своевременно прислана, тогда на основании имеющейся карточки предварительного расхода Картотека имеет возможность это проверить, установить неиспользованное количество ордеров, в также, что важнее всего, эту карточку получить в порядке запроса.

С момента фактической передачи продуктов в руки потребляющего учреждения начинается следующий процесс – заприходования продукта. Тут Картотека производит следующие операции: карточка фактического прихода, берущая свое основание на том складе или предприятии, где продукт заприходован, подвергается тем же операциям, что и карточка фактического расхода, в конечном счете попадая в место хранения карточек того учреждения, которое этот продукт получит, но тут она автоматически встречается с карточкой фактического расхода.

Здесь наблюдается третий момент механического контроля – проверка объема требования с объемом полученного продукта. Для того, чтобы этот момент контроля зафиксировать на карточке предварительного расхода, делается отметка „исполнено полностью, частью и т. д.”, и с этой отметкой карточка отсылается довольствующему учреждению по принадлежности.

Карточка-же фактического прихода, проходя весь круг указанных операций, отражает исполнение фактического прихода соответствующими отметками на реестр-карточках, вплоть до той реестр-карточки, которая фиксирует наличность данного предприятия или склада; сама же она направляется в группу учреждений по потребительской систематизации, в реестр-карточке которых записывается постоянная наличность данного продукта у данного учреждения.

Карточка типа извещения о предстоящем получении продукта, которая составляется в том случае, когда продукт получается не по ордеру, а из центра (например накладная Главбума на три вагона бумаги для Правбума), подвергается в Картотеке в общем тем же операциям, что и другие функциональные карточки, с тем лишь изменением, что она, пройдя цикл номенклатурных операций, направляется, как уведомление, прямо, адресату.