В зависимости от вида запасов, порядка их приобретения и использования единицей бухгалтерского учета запасов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа (п. 25 Инструкции N 133). Аналитический учет по счету 10 ведется по местам хранения материалов и отдельным их наименованиям (ч. 20 п. 16 Инструкции N 50). Следовательно, аналитический учет денежных документов следует организовать как минимум в разрезе видов документов. Степень детализации в пределах вида денежного документа организация может определить самостоятельно. Особенностей в отношении принятия к вычету налога на добавленную стоимость, предъявленного продавцом денежных документов, нет. Входной НДС отражается так же, как и при приобретении обычных материалов. В бухгалтерском учете при приобретении денежных документов делаются следующие записи:

бухгалтерский учет денежный документ

Учет использования денежных документов

Приобретенные денежные документы в зависимости от их предназначения, связи с производственной деятельностью организации могут использоваться:

в предпринимательской деятельности, в том числе для управленческих нужд (например, билеты на железнодорожный, авиатранспорт, предназначенные для направления работников в командировку; почтовые марки, использованные в исходящей корреспонденции в адрес контрагентов, и т.д.). При этом денежные документы списываются с кредита счета 10 в дебет счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные затраты", 26 "Общехозяйственные затраты", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", 44 "Расходы на реализацию" (п. 60, 61, 63 Инструкции N 133);

для удовлетворения социальных потребностей работников трудовых коллективов (например, направление работников и членов их семей по путевкам на санаторно-курортное лечение и оздоровление за счет организации; приобретение проездных билетов для работников в качестве социальной льготы). В этом случае стоимость бесплатно выдаваемых работникам денежных документов списывается с кредита счета 10 в дебет субсчета 90-8 "Прочие расходы по текущей деятельности" (абз. 4 п. 13 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.09.2011 N 102; ч. 15 п. 70 Инструкции N 50);

для передачи денежных документов работникам с последующим возмещением их стоимости (например, выданные путевки могут частично или полностью оплачиваться работниками). При этом расчеты по обязательствам работников перед организацией отражаются с использованием счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

Необходимо обратить внимание на следующее: если денежные документы выдаются сотрудникам не для удовлетворения их личных интересов, а для использования работниками в хозяйственной деятельности самой организации, счет 73 не применяется.

Основанием для списания стоимости денежных документов со счета 10 служат первичные учетные документы, которые организация может разработать и утвердить самостоятельно (подп. 1.3, 1.4 Указа Президента Республики Беларусь от 15.03.2011 N 114 "О некоторых вопросах применения первичных учетных документов") (например, акты об использовании, раздаточные ведомости, отчеты ответственных лиц и т.д.).

В случае если денежные документы пришли в негодность либо выявлена их недостача, хищение, списание документов оформляется актом на списание. При этом необходимая информация для принятия руководством организации решения о списании денежных документов готовится комиссией с участием материально ответственных лиц (п. 65, 66 Инструкции N 133).

При использовании денежных документов в бухучете делаются следующие записи: