Страница
1

Документ и система документации

Введение

Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало, по мнению ряда учёных, появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.

Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Та же человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент её произнесения. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах ещё не были отделены от субъекта, который обладал ими. Не случайно в тот период роль своеобразных банков знаний и каналов их передачи играли старики, т.е. самые опытные члены общества

Отделение информации от субъекта и первые попытки её закрепления были связаны с применением сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнём костров, звуками труб, барабанным боем, определённым образом положенными ветвью или стрелой и т.п. Использовались также предметы, которым придавалось символическое значение.

Хрестоматийным стал приведённый древнегреческим историком Геродотом пример символического послания древних скифов персам. Это послание состояло из птицы, лягушки, мыши и пучка стрел и означало: «Если вы, персы, не научитесь летать, как птицы, прыгать по болотам, как лягушки, прятаться в норы, подобно мышам, то будете осыпаны нашими стрелами, как только вступите на скифскую землю».[1]

Позднее на смену символической пришла условная сигнализация, в которой предметы использовались как условные знаки по предварительной договорённости людей о том, что будет означать определённый предмет. В результате появились системы мнемонических знаков для ведения счёта при помощи предметов, а также более сложное «узелковое письмо»: у древних инков (кипу), в Древнем Китае, у монголов. Вероятно, подобного рода «письмо» имелось и у славян. Не случайно в русском языке сохранилось выражение «завязать узелок на память», т.е. сохранить в памяти какую-либо информацию. В качестве условных знаков использовались также бирки (дощечки) с зарубками – в торговых, финансовых, кредиторских операциях. У славян такие бирки назывались «носами», так как их обычно носили с собой, закрепляя какую-либо информацию с помощью различных насечек, зарубок. Отсюда произошло выражение «зарубить на носу», т.е. запомнить крепко-накрепко.

Для закрепления и передачи информации во времени использовались могильные холмы, курганы, кресты, надгробия, знаки собственности (геральдические знаки, межевые камни, знаки клейма для скота и т.п.).

Предметные способы общения сохранились и в наши дни: преподнесение хлеба и соли как знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как знак внимания, знаки различия у военных, флаги государств, система сигнализации светофорами и семафорами и т.п.

Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

Актуальность данной темы объясняется тем, что в деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах.

В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы – системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ – это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

В любой классификации важно основание – признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы.

Цель данной работы – изучить систему документации и определить понятие документа. Исходя из поставленной цели, ставлю перед собой следующие задачи:

1. Определить понятие документа;

2. Рассмотреть виды документов;

3. Изучить функции и классификацию документов;

4. Изучить требования к оформлению документов.

1. Понятие документа

Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово «documentum» произошло от «doceo» – «учу» или «извещаю» и означало как раз «свидетельство», «доказательство».[2] Важно заметить, что термин «документ» более старый, нежели термин «информация». К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

Документ (от лат. documentum – доказательство, свидетельство) – понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.[3]

Однако понятия постоянно изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием. Почему? Прежде всего, потому, что углубляются представления об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах.

Посмотрим несколько определений. Термин «документ» ввел в русский язык Петр I, он объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство». Если мы заглянем в толковый словарь В. Даля, то увидим: «Документ – всякая важная деловая бумага». В современном толковом словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ – деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь гласит: «Документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение».[4]

Анализ последовательных определений термина «документ» позволяет выделить три основных формулировки:

* «документ» – материальный объект;

* «документ» – носитель информации;

* «документ» – документированная информация.

С позиций ДОУ наиболее общим считается обозначение документа, как материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документа» от 29.12.94. №77-ФЗ).[5]

Перейти на страницу номер:
 1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11