Введение

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому делопроизводство, как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления любой организации, учреждения, предприятия. Page generation 0.012 seconds

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Процесс записи информации на является строго регламентированным, что обеспечивает юридическую силу документа. Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления официального документа. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Роль документирования заключается в том, что от качества создаваемых документов зависит оперативность, эффективность управленческих решений, а также общие показатели результатов деятельности организации.

Основной задачей документирования является оформление документов в соответствии с действующими нормативами.

Цель данной работы заключается в анализе основных вопросов, связанных с документированием в организации.

Объектом курсовой работы явилось ООО «ДОМСТРОЙ».

Курсовая работа состоит из введения, основной части, заключения, приложения и списка использованных источников.

1. Направления унификации в делопроизводстве

Унифицированная система документации – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

К основным направлениям унификации в делопроизводстве относятся:

- форматы документов;

- формуляры-образцы;

- фирменные бланки и другие элементы.

Рассмотрим требования, которые предъявляются к оформлению документов на основании ГОСТ Р 6.30-2003.

Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов – А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; дату документа; место составления или издания документа.

В Приложении № 1 представлены образцы общих бланков ООО «ДОМСТРОЙ» с продольным (рис.1) и угловым (центрированным) (рис.2) расположением реквизитов. На данных общих бланках организации имеются следующие реквизиты:

- эмблема организации (рисунок с изображением домов),

- наименование организации (ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ»),

- место составления документа (Абакан),

- место для указания даты и номера документа.

Применение данных реквизитов и их оформление соответствует требованиям, предъявляемым к оформлению документов.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); наименование организации; справочные данные организации.

В Приложении № 2 представлены образцы бланков письма ООО «ДОМСТРОЙ» с продольным (рис.1) и угловым (центрированным) (рис.2) расположением реквизитов. На данных бланках имеются следующие реквизиты:

- эмблема организации (рисунок с изображением домов),

- наименование организации (ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ»),

- справочные данные организации (ул. Игарская, д.28, Абакан, Республика Хакасия, 655017, тел.: 22-67-89, факс: 22-67-91, e-mail: domstroy@rambler.ru),

- код организации (ОКПО 56771092),

- основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН 190154759345456),

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП 1901033456/190101001),

- место составления документа (Абакан),

- место для указания даты и номера документа,

- ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Применение данных реквизитов и их оформление соответствует требованиям, предъявляемым к оформлению документов.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; наименование вида документа; место составления или издания документа. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

В Приложении № 3 представлены бланки таких конкретных видов документов, как бланк приказа с продольным расположением реквизитов (рис.1) и бланк акта с угловым (центрированным) расположением реквизитов (рис.2). На данных бланках имеются следующие реквизиты:

- эмблема организации (рисунок с изображением домов),

- наименование организации (ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ»),

- наименование вида документа (ПРИКАЗ, АКТ),

- место составления документа (Абакан),

- место для указания даты и номера документа.

Применение вышеуказанных реквизитов и их оформление соответствует требованиям, предъявляемым к оформлению данных видов документов.

2. Реквизиты и их краткая характеристика