Вариант 9

1. Перечислите требования к тексту документа

2. Организация документооборота на предприятии. Составьте справку о наличии на складе вашей фирмы лакокрасочных материалов

3. Составьте письмо-ответ, в котором изложено сообщение о возвращении технического проекта на АСУ «Кадры» в связи с тем, что проект имеет существенные недостатки, требующие переработки. Кроме того, адресату предлагают направить к ним специалиста для обсуждения возникших вопросов и просят сообщить заранее время командирования специалиста

4. Составьте письмо-рекламацию и ответ на него по следующим условиям: прибывшая партия лесоматериалов не соответствует по своему качеству и спецификациям, на основании которых был заключен контракт.

Покупатель требует скидки со стоимости поставленного товара.

Продавец частично удовлетворяет претензию покупателю.

Укажите в письмах все недостающие реквизиты

5. Составьте телеграмму-соболезнование

Список используемой литературы

1. Перечислите требования к тексту документа

Текст - основной и важнейший реквизит документа, ради которого собственно составляется и оформляется весь документ. Правила оформления изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Реквизит 3.20 «Текст документа».

Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;

на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.).

Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

2. Организации документооборота на предприятии. Составьте справку о наличии на складе вашей фирмы лакокрасочных материалов

текст документ письмо рекламация

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяют этапы:

прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация документов;

контроль за исполнением;

информационно-справочная работа;

исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Порядок прохождения документов и операции должны регламентироваться инструкцией по делопроизводству предприятия, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

На предприятиях, где применяется электронный документооборот, службой документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрута позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа на предприятие.

Документы, поступающие на предприятие, в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы ДОУ. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы, адресованные руководству предприятия или организации, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.