Страница
2

Документооборот на предприятии ресторанно-гостиничного типа

кумулятивная функция – это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений;

в) специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся: Page generation 0.028 seconds

управленческая или регулятивная функция – выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, распоряжения, решения, приказы, протоколы). Управленческие документы отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации;

правовая функция – это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), исторические источники, служащие средством свидетельствования. Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения;

функция учета дает количественную характеристику информации – это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации (статистические и финансово-экономические документы);

познавательная или когнитивная функция – способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, практикум, хрестоматия и т.д.), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, отчет о НИР и ОКР);

общекультурная функция – способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кино-фильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.);

мемориальная (памятниковая) функция – способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы);

гедоническая функция – способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.).

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

Формуляр документа.

Формуляр-образец документа – это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Юридическая сила документа

Общие правила оформления документов говорят, что в документах не допускаются исправления, черканья, стирания, закрашивания. В случае ошибочной записи, ее необходимо перечеркнуть, обязательно сделав оговорку в документе о внесенных исправлениях.

Что бы документ имел юридическую силу, в нем должны быть следующие реквизиты:

Ø Название автора документа (организация или ее структурное подразделение, работник, чиновник или физическое лицо, которое подписывает документ).

Ø Дата документа.

Ø Название места разработки, издания, принятия или подписания документа.

Ø Подпись

Чтобы документы организации имели юридическую силу, в них так же должны быть указаны:

Ø Название вида документа, за исключением писем

Ø Номер документа

Ø В определенных случаях дополнительно оттиск печати и надпись или отметка об утверждении документа.

Ø Подпись должна быть подписана собственноручно с расшифровкой (имя и фамилия) должностного лица.

В документах организации персональная подпись обеспечивает юридическую силу только в случае, если она собственноручно подписано лицом, чья должность указана в документе. В случае, когда в документе подготовлена подпись одного должностного лица, а фактически его подписывает другое должностное лицо (заместитель или исполняющий обязанности), то под названием должности необходимо сделать соответствующую пометку должности и расшифровки подписи.

В тех случаях, когда согласно закону в документе должны быть указаны несколько подписей, то документ получает юридическую силу только после того, как его подпишут все соответствующие лица.

Классификация документов

Классификация документов – распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Условно документы можно разделить на следующие виды:

– По содержанию (важнейший вид классификации) – это могут быть документы: по административным вопросам, вопросам материально-технического снабжения, планирования, бухгалтерского учета, подготовки кадров, внешнеторговой деятельности и т.д.;

– по способу документирования (рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы);

– по сфере использования (организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, по труду, отчетно-статистические и др.);

– по месту составления (входящие, исходящие, внутренние. внешние – полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие) и внутренние – составленные в данном учреждении и используемые внутри его;

– по грифу ограничения доступа (открытые, с грифом ограничения доступа);

– по происхождению (официальные, личные);

– по юридической значимости (подлинники, копии, заверенные копии, дубликаты);

– по форме изложения (индивидуальные, трафаретные, типовые);

– по срокам хранения (постоянного хранения, долговременного хранения, временного хранения).

– По наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов – это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и т.д.

– По количеству затронутых вопросов (простые и сложные)

– По ограничению доступа (секретные, для служебного пользования, не служебные)

– По степени обязательности (информационные, директивные)

2. Практическое задание на основе гостиницы «Турист»

Перейти на страницу номер:
 1  2  3  4  5  6