Введение

конфиденциальный делопроизводство законодательный

На современном этапе развития общества наибольшую ценность приобретает не новый, но всегда ценный, ресурс, называемый информацией. Информация становится сегодня главным ресурсом научно-технического и социально-экономического развития мирового сообщества.

В новых условиях возникает масса проблем, связанных с обеспечением сохранности и конфиденциальности коммерческой информации как вида интеллектуальной собственности.

Можно сказать, что законодательные акты РФ не регламентируют в полной мере порядок учета, хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию.

Вместе с тем, в некоторых законах содержатся отдельные положения, определяющие общие принципы учета, хранения и использования документов, содержащих конфиденциальные сведения.

Проблема заключается в том, что в нашей стране не имеется нормативного правового акта, который устанавливал бы единый порядок учета, хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию. Это объясняется тем, что понятие "конфиденциальная информация" включает в себя самые разные категории информации ограниченного доступа. По этой же причине крайне сложной и вряд ли целесообразной представляется разработка какого-либо единого нормативного документа, регламентирующего работу с документами, содержащими все виды конфиденциальной информации.

Следовательно, данная тема контрольной работы является сегодня актуальной, так как система защиты ценной, конфиденциального режима предпринимательской фирмы реализуется в комплексе нормативно-методических документов, которые детализируют и доводят ее в виде конкретных рабочих требований до каждого работника фирмы. Знание работниками своих обязанностей по защите секретов фирмы является обязательным условием эффективности функционирования системы защиты.

1 Организация и порядок создания конфиденциального режима

конфиденциальный делопроизводство законодательный

Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации. [15]

Организация конфиденциального делопроизводства должна включать в себя учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, обеспечение необходимых условий труда, разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства, создание постоянно действующей экспертной комиссии, оформление допуска сотрудников к коммерческой тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами. [16]

Организации конфиденциального делопроизводства в информационной безопасности уделяется, как правило, наименьшее внимание, хотя получение конфиденциальной информации через пробелы в делопроизводстве является одним из наиболее доступных способов.

Составные части делопроизводства:

- делопроизводство материальных документов;

- делопроизводство электронных документов;

- система взаимодействия и сопряжения материальных и электронных документов.

Структура делопроизводства:

- документооборот компании;

- информационное хранилище компании (архив).

Порядок создания конфиденциального делопроизводства состоит из 10 этапов:

1 этап - создание обычного бумажного делопроизводства.

2 этап - определение перечня сведений конфиденциального характера и документов, содержащих конфиденциальные сведения. Разделение сведений на несколько групп по степени конфиденциальности (например: строго конфиденциальные, конфиденциальные, для служебного пользования).

3 этап - утверждение перечня сведений конфиденциального характера у руководства, а также определение порядка и сроков переутверждения данного перечня, а также снижение и снятие грифа конфиденциальности.

4 этап - определение правил конфиденциального бумажного делопроизводства на основе общего бумажного делопроизводства.

5 этап - определение порядка допуска сотрудников к сведениям конфиденциального характера.

6 этап - заключение договоров о нераспространении конфиденциальных сведений между сотрудниками, которые будут допущены к работе с конфиденциальной информацией и руководством организации.

7 этап - создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

8 этап - доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.

9 этап - создание механизмов контроля за соблюдением конфиденциального делопроизводства.

10 этап - создание механизма ответственности за нарушение правил конфиденциального делопроизводства. [14]

2 Законодательства и нормативно-методическая база по организации конфиденциального режима

2.1 Необходимые нормативные документы

Необходимые нормативные документы для функционирования делопроизводства, в том числе конфиденциального:

- о внесении изменений и дополнений в нормативно-правовые документы организации:

- в Устав организации;

- в “Коллективный договор”;

- в правила внутреннего трудового распорядка для сотрудников;

- в трудовой договор;

- во все заключаемые договора. [10]

- договор между компанией и сотрудником о сохранении конфиденциальной информации;

- инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации в компании. Примерный план инструкции:

- общие положения;

- определение информации и обозначение документов, содержащих конфиденциальную информацию, и сроков ее действия;

- организация работы с конфиденциальными документами;

- порядок сохранности документов, дел и изданий, содержащих конфиденциальную информацию;

- порядок допуска к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию;

- контроль за выполнением требований внутриобъектового режима при работе со сведениями, содержащими конфиденциальную информацию;

- обязанности сотрудников компании, работающих со сведениями конфиденциального характера, и ответственность за их разглашение.

- инструкция по организации делопроизводства. Инструкция должна состоять из следующих разделов:

- общие положения;

- правила составления и оформления документов;

- составление и оформление основных видов документов;

- организация документооборота:

- порядок движения и обработки входящих документов;

- порядок движения и обработки исходящих документов;

- порядок движения и обработки внутренних документов;

- регистрация документов;

- контроль исполнения документов;

- систематизация документов;

- разработка номенклатуры дел;

- формирование дел;

- подготовка документов к архивному хранению;

- экспертиза ценности документов;

- описание документов постоянного и временного сроков хранения;

- обеспечение сохранности дел;

- передача дел в архив;