Страница
1

Информационно-документационное обслуживание производственно-хозяйственной деятельности

Введение

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия. Так, коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионные комиссий — в актах; производственно-хозяйственная деятельность — в договорах, контрактах и т. д.

Именно документы, то есть зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в суде.

Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны государственной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.

Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относится к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый дли начисления пенсии.

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предприятиям работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурент ной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

1. Понятие документ

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в каком отрасли и для каких целей он используется, специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений,

Наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ» дает научная дисциплина - документоведение, изучающая закономерности образования документов, системы документации и документирования в различных отраслях человеческой деятельности. По мнению специалистов-документоведов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т, п.).

ГОСТ Р 51141-98 определяет документ как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве».

Таким образом, в основу понятия «документ» положена та особенность документа, которая вытекает из общности свойств документов и их назначения. Наиболее общей и основной их функцией является информационная функция, поскольку необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.

Зафиксировав (отобразив) информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функции учета, используется как доказательство чего-либо.

Как носитель информации он выступает в качестве непременно го элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а так же материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и так предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование - подготовкой различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование - в виде издания инструкций, методических указаний; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т, д. Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственною управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

Чрезвычайно важно для управленческой деятельности юридическое значение документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений и фирм. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.

2. Виды документов

Организационно-правовые документы. С разработки именно этих документов начинается жизнедеятельность организации. Невозможно представить, как бы функционировала та или иная организация без таких документов, как собственный устав, без положений о соответствующих структурных подразделениях, без штатного расписания своих сотрудников, без распорядка работы, без должностных инструкций и др.

Все вышеперечисленные документы составляют основу организационно-правовой документации предприятия или учреждения.

Исходя из названия данной группы можно определить их главное назначение: по средством организационно-правовых документов осуществляются регламентация и документальное оформление таких вопросов, как создание организации, установление ее структуры, штатной численности и состава (как в целом, так и по структурным подразделениям), порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, установление правил внутреннего трудового распорядка для сотрудников организации и порядка их действий при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

Среди наиболее распространенных организационно-правовых документов выделим:

-устав организации;

- положение о структурном подразделении (коллегиальных органах) организации;

- штатное расписание

- правила внутреннего трудового распорядка;

- инструкции по отдельным видам деятельности;

- должностные инструкции.

Устав организации представляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования организации, включая порядок ее образования и реорганизации (ликвидации).

Перейти на страницу номер:
 1  2  3  4  5  6  7  8