Страница
3

Использование электронно-вычислительной техники в бухгалтерском учете

Начальный этап заканчивается размещением данных документов в базовые массивы (файлы переменной информации).

Основной этап является завершающим в работе с программой и связан с получением различных форм. В нашем примере для его выполнения используется модуль меню «Отчеты», позволяющий получить такие документы, как «Ведомость остатков товарно-материальных ценностей», «Оборотная ведомость» и др. В ходе выполнения основного этапа машиной обеспечивается получение из базы данных различных комбинированных (рабочих) массивов, используемых для составления отчетов. Каждый рабочий массив подлежит сортировке по какому-либо ключевому слову (например номенклатурному номеру материала) и подсчету в нем итоговых данных. В результате формируется отчетная сводка, которая затем выдается «На печать». Page generation 0.012 seconds

Возможно также выполнение таких операций, как архивация данных на машинные носители и формирование информации для передачи на другие АРМ.

Для современного этапа развития компьютерной обработки характерна интеграция задач бухгалтерского учета, предусмотренная операциями технологического процесса. Суть ее состоит в том, что, обрабатывая каждый участок бухгалтерского учета на отдельном АРМ, формируется информация, которая впоследствии объединяется и используется головным модулем программы для получения сводной бухгалтерской отчетности (режим «Перенос проводок»).

Данные сводных отчетов могут трансформироваться в программы Word, Excel, а также быть представлены в виде графиков и диаграмм.

1.3 Особенности использования электронно-вычислительной техники в учете

Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах ) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме [3, стр. 68].

Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности.(3, 76) Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

Глава 2. Система «Галактика»

2.1 История развития системы «Галактика»

Корпорация «Галактика» ведет свою историю с 1986 г. Вначале выпускались программные продукты, автоматизирующие отдельные виды деятельности предприятия: склад, сбыт, зарплата и т.п., которые в 1995 г. Были интегрированы в комплексную систему автоматизации предприятия «Галактика», предназначенную для крупных и средних предприятий. В настоящее время выпускается версия 7.1 системы, которая отличается от предыдущей версии 5.8 реализацией стандарта управления MRP 2.

“Галактика” изначально проектировалась как интегрированная управленческая система, поддерживающая автоматизацию задач планирования финансовой и хозяйственной деятельности, учета и контроля результатов выполнения планов, анализа итогов хозяйствования. Все элементы цикла управления материальными, финансовыми, людскими ресурсами реализованы в системе комплексно, в едином информационном пространстве, а соответствующая прикладная функциональность апробирована в условиях реальных бизнес-процессов.(1, стр.10)

Система постоянно развивается: наращивается функциональность, ее архитектура совершенствуется в сторону большей открытости, улучшается эргономика, отслеживаются изменения в законодательстве, предоставляются дополнительные средства информационного обмена с другими программными решениями.

К настоящему времени система прошла апробацию на сотнях предприятий и продолжает интенсивно развиваться. Она автоматизирует все участки бухгалтерского учета, управления складскими процессами, закупками и продажами товаров, финансовый анализ, производство, управление кадрами, межофисный обмен данными, коммерческие операции, анализ. Все задачи решаются на общей информационной базе, что исключает дублированный набор данных в различных службах предприятия.

Система “Галактика” обладает следующими особенностями:

Адаптированность по отношению к профилю деятельности предприятия любой формы собственности.

Широкий набор параметров настройки специфических особенностей хозяйственной, финансовой и производственной деятельности предприятия. Разграничение оперативного и бухгалтерского учета при полной их интеграции на уровне базы данных. Охват всего типового спектра экономических функций.Единый пользовательский интерфейс.

Перейти на страницу номер:
 1  2  3  4  5  6  7