Страница
1

Программы, используемые в делопроизводстве

Содержание

1. Бланк и его реквизиты

2. Текстовый редактор Microsoft Word

3. Microsoft Excel

4. Программа ABBY Fine Reader

5. Работа с базами данных

6. Словари и переводчики

7. Microsoft PowerPoint

Список литературы

1. Бланк и его реквизиты

Большая часть документов оформляется на бланках организаций.

Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на компьютере. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаги. Документ состоит из элементов, называемых реквизитами.

Реквизит – это элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.

В ГОСТе указан перечень и следующих реквизитов:

1 – государственный герб;

2 – герб субъекта государства;

3 – эмблема организации;

4 – код организации;

5 – код формы документа;

6 – наименование организации;

7 – справочные данные об организации;

8 – название вида документа;

9 – дата документа;

10 – регистрационный номер документа;

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 – место составления или издания документа;

13 – гриф ограничения доступа к документу;

14 – адресат;

15 – гриф утверждения документа;

16 – резолюция;

17 – заголовок к тексту;

18 – отметка о контроле;

19 – текст документа;

20 – отметка о наличии приложения;

21 – подпись;

22 – гриф согласования документа;

23 – визы согласования документа;

24 – печать;

25 – отметка о заверении копии;

26 – отметка об исполнителе;

27 – отметки об исполнении документа и направлении его в дело;

28 – отметка о поступлении документа в организацию;

29 – идентификатор электронной копии документа.

В зависимости от типа и назначения документа, он может содержать не все реквизиты. Перечисленные выше реквизиты документа имеют строго определенные местоположение на бланке.

Каждый документ имеет три части.

Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовочная часть, в свою очередь, делится на левую и правую половины.

Основная часть содержит информацию по сути документа и приложение.

Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста.

Обязательные реквизиты бланка

В зависимости от типа и назначения, документ может содержать не все реквизиты. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе. Они обеспечивают юридическую силу документа.

В эту группу входят следующие реквизиты:

06 – наименование организации (должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах);

08 – наименование вида документа (указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию);

09 – дата (обеспечивает юридическую силу документа);

10 – регистрационный номер документа (это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком);

17 – заголовок к тексту (должен отвечать на вопрос « о чем?»);

19 – текст документа (основная часть документа, несущая информацию);

21 – подпись (является обязательным реквизитом, как служебного, так и личного документа);

22 – визы согласования документа (подписи специалистов организации, которые участвовали в составлении документа или проводили его оценку с точки зрения правильности изложенной в нем информации);

27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело (содержит фактическую дату исполнения документа и номер дела, в которое подшивается документ для хранения).

Остальные реквизиты являются дополнительными.

2. Текстовый редактор Microsoft Word

Параметры страницы

Ориентация и размер страницы

Если документ выглядит лучше в альбомной (горизонтальной) ориентации, чем в книжной (вертикальной), можно изменить ориентацию страницы в диалоговом окне Параметры страницы. Необходимо дать команду Файл®Параметры страницы или щелкнуть дважды на серой части линейки – откроется диалоговое окно Параметры страницы. Выбрать вкладку Размер бумаги.

Для изменения размера бумаги открыть раскрывающийся список Размер бумаги и задать нужный размер. Можно выбрать стандартный размер бумаги или произвольный размер для нестандартного бланка. В этом случае надо задавать высоту и ширину страницы с помощью счетчиков Ширина и Высота. Если размер страниц меняется только для части документа, необходимо установить курсор на первую страницу другого размера, открыть диалоговое окно Параметры страницы и, установив нужный размер, выбрать в раскрывающемся списке Применить пункт До конца документа. Для сохранения таких установок только для одной страницы установит курсор после нее, восстановит исходный размер страницы и выбрать в раскрывающемся списке Применить пункт До конца документа.

Вертикальное выравнивание текста

После установки ориентации страницы и размера бумаги может понадобиться создать титульную страницу документа. Один из простейших способов – ввести текст, который надо разместить на титульной странице, а затем отцентрировать его по вертикали между верхним и нижним полями. Для этого расположить курсор на титульной странице. Дать команду Файл®Параметры страницы и открыть вкладку Макет. На панели Вертикальное выравнивание есть раскрывающийся список из трех пунктов.

Установка По верхнему краю задается по умолчанию. Строки начинаются от верхнего поля.

При установке По центру текст на странице располагается посредине между верхним и нижним полем.

При установке По высоте междустрочный интервал меняется так, что верхняя строка располагается у верхнего поля, а нижняя строка – у нижнего.

Размер полей

По умолчанию в Word поля (пустое пространство между текстом и краем бумаги) равны 1 см. сверху и снизу и 1,25 см. с левой и правой стороны страницы. Для изменения величины полей необходимо воспользоваться вкладкой Поля диалогового окна Параметры страницы.

Для установки полей используются счетчики Верхнее, Нижнее, Левое, Правое. Минимальный шаг изменения полей при установке с помощью счетчика, составляет 0,1см. Чтобы задать более высокую точность, необходимо ввести нужное значение в поле счетчика. Изменения полей отображаются на панели предварительного просмотра Образец.

Поле Переплет позволяет добавить свободное пространство в документ. Если переплет или сшивка отнимает полсантиметра, установка значения 0,5 см. в счетчике Переплет увеличит поле на стороне документа, используемой при брошюровке.

Зеркальные поля форматируются так, чтобы при печати на двух сторонах листа внешние и внутренние поля страницы, образующих разворот, имели одинаковую ширину. В этом случае поле Снаружи влияет на левое поле левых страниц, а правое поле правых страниц. Поля, находящиеся Внутри, - это правое поле на левой странице и левое поле на правой странице.

Перейти на страницу номер:
 1  2  3  4  5  6  7