Страница
1

Организация делопроизводства в секретариате МЧС города Урай

Оглавление

Введение

Глава I Законодательная база, регламентирующая деятельность и место секретариата в системе управления МЧС

1.1 Законодательные и нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства в МЧС

1.2 Место секретариата в системе управления МЧС

1.3 Использование информационно-коммуникационных технологий в организации деятельности секретариата МЧС

Глава II Организация работы с документацией в секретариате МЧС

2.1 Регистрация и первичный учет документов

2.2 Работа с входящими и исходящими документами

2.3 Работа с внутренними документами и организация оперативного хранения

Заключение

Использованные источники

Приложение 1

Введение

Документационное обеспечение управленческой деятельности предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами - это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности. Документооборот организации - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы; поступающие, отправляемые и внутренние документы. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Секретариат – структурное подразделение, цель которого - рациональная организация документопотока для эффективности управленческой деятельности и оперативного принятия управленческих решений.

Совершенствование методов управления является одной из основных задач, от решения которой зависит степень прогресса предприятия. С каждым годом неизбежно растет и усложняется интенсивность обмена информацией на предприятии, в связи с чем большую актуальность приобретает проблема создания методов описания, анализа и исследования потоков информации. Для ее решения рассматриваются: анализ организации; совершенствование схемы документооборота; разработка автоматизированных систем информационного обеспечения. Изучение потоков информации дает общее представление о функционирование объектов управления и является первым шагом в анализе организации.

Значение организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией, предприятием, учреждением.

В зависимости от назначения документы могут выполнять различные роли. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений, организаций; информационная функция дает возможность анализировать деятельность; научно-историческая функция обеспечивает исследование истории организаций, их взаимосвязи, место и значение в обществе.

Документационное обеспечение управленческих решений является определяющим фактором их уровня, оперативности и обоснованности. Основными проблемами, определяющими качество документационного обслуживания руководителей, выступают:

• значительное дублирование документов и содержащихся в них данных;

• плохая сопоставимость данных в отчетно-статистической документации;

• преимущественное документирование и использование текстовых и табличных данных, отличающихся невысоким уровнем информативности;

• недостаточный уровень структуризации, типизации и унификации документируемой информации;

• недостаточный уровень контроля достоверности и оперативности документируемой информации;

• неоправданные ограничения доступа к открытой информации и отсутствие нормативной базы определения степени закрытости данных.

Основы совершенствования документов и документационного обеспечения процессов управления заложены в таких отраслям науки, как документалистика, изучающая методы и средства коммуникации посредством документов; документоведение, разрабатывающее способы создания документов, принципы организации документооборота и построения систем документации; архивоведение, информатика и стандартизация. Все шире используются возможности современных средств организационной и вычислительной техники, систем связи и передачи данных, новейших информационных технологий (в том числе мультимедийных).

Процесс управления характеризуется определенным набором основных типовых документируемых операций:

• сбор и обработка документной информации;

• подготовка, принятие и документирование управленческих решений;

• доведение решений до исполнителей;

• исполнение решений;

• контроль исполнительской дисциплины;

• передачу документной информации по вертикальным и горизонтальным связям;

• хранение, накопление и поиск информации.

Каждая из этих операций реализуется как в рамках традиционной технологии делопроизводства, так и с использованием современных информационных технологий на базе новейшей вычислительной и организационной техники. В связи с чем вопрос об эффективной организации деятельности секретариата МЧС не теряет своей актуальности.

Сама технология делопроизводства, т.е. набор методов и способов организации и ведения делопроизводства в организациях и на предприятиях, регламентирована законодательством, нормативными актами, методическими и инструктивными материалами министерств и ведомств, международными, межгосударственными и национальными стандартами, другими нормативными документами.

Исходя из вышесказанного, цель данной работы заключается в определении рекомендаций по совершенствованию работы секретариата Управления МЧС.

Для реализации данной цели необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть теоретическое и нормативное обоснование организации делопроизводства в секретариате ведомственной организации;

- определить практическое значение секретариата в деятельности Управления МЧС;

- рассмотреть организацию работы с документацией в секретариате МЧС;

- разработать рекомендации по совершенствованию работы секретариата МЧС.

Объектом исследования является организационная структура Управления МЧС города Урай, предметом изучения – организация делопроизводства в секретариате МЧС города Урай.

Гипотеза исследования: Основные положения работы с документами направлены на обеспечение максимальной эффективности труда при наименьших затратах путем установления единого подхода к рационализации делопроизводства и информационного обеспечения управления.

Глава I Законодательная база, регламентирующая деятельность и место секретариата в системе управления МЧС

1.1 Законодательные и нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства в МЧС

В настоящее время в Российской Федерации существует достаточно обширная нормативно-методическая база документационного обеспечения управления, которая одновременно является и важнейшим источником для исследования документоведческих проблем. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления - это совокупность законов, нормативных правовых актов, методических документов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. В ее состав входят:

Перейти на страницу номер:
 1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15 
 16