Страница
1

Организация хранения документации в организации

Введение

Актуальность темы.

Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество различных видов документов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того чтобы найти нужный документ не составляло труда, была разработана примерная система организации хранения документов в организации после окончания работы с ними, но до поступления в архив. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.

Целью работы является проследить процесс хранения документов в организации.

Цель работы определяет следующие задачи:

1. Раскрыть значение номенклатуры дел

2. Рассмотреть порядок формирования дел

3. Изучить условия хранения документации

4. Проанализировать порядок обработки дел для последующего хранения

5. Выявить правила проведения экспертизы ценностей документов

6. Рассмотреть порядок оформления дел

7. Изучить процесс сдачи дел в ведомственный архив

Объектом исследования являются документация организации.

Предмет исследования – система обеспечения сохранности документации в организации.

Источниковая база

Основные аспекты хранения документации в организации изложены в законодательно-нормативных документах: ГОСТ 17914–72 «Обложка дел длительных сроков хранения. Типы размеры и технические требования», ГОСТ 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», «Единая государственная система делопроизводства. Основные положения», «Основные правила работы государственных архивов», «Основные правила работы ведомственных архивов», «Основные правила работы архивов организации».

Основная идея «Единая государственная система делопроизводства» – всесторонняя комплексная унификация. Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений. Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы: унификация и стандартизация документов; рациональная организация документооборота; организация труда делопроизводственного персонала; механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства.

Государственный стандарт 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает для каждого понятия один стандартизированный термин. Это приводит к одинаковому пониманию того или иного термина в области делопроизводства и архивного дела.

«Основные правила работы ведомственных архивов»: определяют задачи и функции ведомственных архивов по обеспечению ведомственного хранения документов; правовой статус, задачи и функции экспертных комиссий организаций; общие требования к созданию оптимальных условий хранения документов; требования к составлению и порядок оформления годовых разделов сводных описей дел организаций; рассматривают вопросы разработки, порядка согласования и утверждения номенклатур дел; вопросы подготовки и передаче документов в ведомственный архив; вопросы классификации документов, находящихся на ведомственном хранении.

Степень изученности темы

Всю имеющуюся по теме литературу можно условно разделить на три группы: труды, носящие общий, обзорный характер; публикации, рассматривающие данную тему как глубоко теоретический вопрос; работы, имеющие полезное практическое значение.

К первой группе можно отнести исследования: Соколова В.С., Петелина В.Г., Непогоды А.В., Сергазина Ж.Ф. Данная группа дает представление о сохранности документов в организации, главные понятия и основные положения.

Теоретические основы организации хранения документации в организации были затронуты в работах таких научных деятелей, как: Андреева В.И., Кузнецова Т.В., Уфинов С.С., Вигер А.М. Здесь подробно рассматриваются теоретические вопросы, касающиеся темы, затронуты детали и частные возможные случаи.

Работы, имеющие полезное практическое значение, таких авторов, как: Крайская З.В., Булюлина Е.В., Смирнова Е.П., Стяжкина Т.А. Данные работы имеют высокое значение для наилучшего изучения темы.

Горфейн Г.М. в своем исследовании «Архивоведение» показывает не только условия сохранности архивных документов, но и организацию документов и дел Архивного фонда Российской Федерации.

Труды Охотникова А.В. «Документоведение и делопроизводство» обращает внимание на классификацию документов, системы документаций, документную коммуникацию и документную деятельность, где рассматривается хранение документов.

Исследование «Делопроизводство» Стенюкова М.В. подробно раскрывает этапы работы с документами. Одним, из которых является этап – текущее хранение документов. Так же в данном исследовании рассматривается классификация документов по различным основаниям.

Работа Кирсановой М.В. «Современное делопроизводство» послужила информационной базой для раскрытия заявленной темы. В данных работе очень широко освещена тема обеспечения сохранности документов.

Литература по данной теме охватывает все процессы подготовки документов и организацию работы с документами, в том числе и хранение, вплоть до их уничтожения или передачи на архивное хранение. Но на данном этапе времени происходит активный переход от бумажного документооборота к электронному. Тема организации хранения электронных носителей информации освещена мало и практически не изучена.

1. Организация хранения документации

1.1 Номенклатуры дел

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа как накопление и хранение информации. Документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела как «совокупность документов или документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

Номенклатура дел – «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения. Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, то есть она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении. Во-вторых, каждое дело, включенное номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. В-третьих, номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре входит составной частью в регистрационный индекс входящего и исходящего документов. В-четвертых, классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. В-пятых, номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками храпения до 10 лет включительно. В-шестых, номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения со сроками хранения свыше 10 лет. В-седьмых, номенклатура дел имеет и справочное значение при изучении структуры учреждения.

Перейти на страницу номер:
 1  2  3  4  5  6  7  8