Страница
1

Командировочные расходы

1. Введение.

Отправляя работника в командировку, организация оплачивает ему командировочные расходы. А командировочные расходы - это и налог на прибыль, и НДС, и ЕСН, и НДФЛ. Столько нюансов нужно учесть, столько документов оформить.

Направление работников в служебные командировки в настоящее время регулируется Трудовым кодексом РФ и Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (применяется в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ) (далее - Инструкция N 62).

Понятие служебной командировки дано в ст. 166 ТК РФ. Это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Таким образом, понятие "командировка", равно как и "командировочные расходы", применимо только к тем работникам, которые работают в организации на основании трудовых договоров (см. Письмо Минфина России от 13.11.2006 N 03-03-04/1/755).

2. Документальное оформление командировки

Какими документами следует оформлять направление работника в командировку?

Ответ на этот вопрос не так однозначен, как это может показаться на первый взгляд.

Дело в том, что существуют два различных документа (приказ о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение), которые, по сути, имеют одно и то же назначение (дублируют друг друга). Эти документы, во-первых, подтверждают производственный характер командировки, во-вторых, позволяют определить ее продолжительность.

Очевидно, что составлять оба документа (и приказ, и командировочное удостоверение) нет никакой необходимости. С этим соглашается и Минфин России. При этом до недавнего времени чиновники считали, что организация может самостоятельно принять решение о том, чтобы оформлять командировки одним из этих документов: либо только командировочным удостоверением, либо только приказом. В Письме Минфина России от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226 было указано, что принятый в организации порядок документального оформления командировок должен быть закреплен в локальном нормативном акте (это может быть, например, Положение о командировках).

Однако на сегодняшний день Минфин России высказывает несколько иную позицию. Не оспаривая право организации оформлять командировку не двумя, а только одним документом, Минфин России считает, что в случае применения одного документа это должно быть именно командировочное удостоверение.

Таким образом, организация имеет право по своему усмотрению оформлять направление работников в командировку либо двумя документами (приказом и командировочным удостоверением), либо только одним - командировочным удостоверением.

При отсутствии командировочного удостоверения с отметками о выбытии и прибытии в место назначения, оформленного в соответствии с требованиями Инструкции N 62, налоговые органы, скорее всего, откажут организации в праве учесть соответствующие командировочные расходы в целях налогообложения прибыли (Письмо Минфина России от 23.05.2007 N 03-03-06/2/89).

Отметим, что арбитражная практика свидетельствует о том, что судьи, как правило, не поддерживают такой подход. Если у организации есть документы, подтверждающие размер понесенных расходов и производственный характер командировки, то суды не видят никаких препятствий для учета командировочных расходов в целях налогообложения прибыли вне зависимости от наличия или отсутствия командировочного удостоверения (см. Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 07.05.2007 N Ф04-2644/2007(33834-А45-14), Уральского округа от 04.05.2007 N Ф09-3119/07-С2).

Но возможен и противоположный исход дела (см. Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 23.04.2007 N А28-7048/2006-250/21).

Поэтому, если Вы хотите гарантированно избежать спора, оформляйте командировочные удостоверения для всех работников, которые отправляются в командировки на территории РФ.

Если же работник направляется в зарубежную командировку, то в этом случае достаточно оформить приказ, в котором будет указана цель командировки и ее длительность. При этом для документального подтверждения расходов на командировку организации достаточно снять копию с тех страниц загранпаспорта, на которых находятся отметки о датах пересечения границ соответствующих государств.

При отсутствии в загранпаспорте отметок о датах пересечения границ каждого иностранного государства документами, служащими основанием для выплаты суточных работнику, могут являться иные документы, подтверждающие время нахождения работника в том или ином государстве (приказ руководителя организации о командировании работника, билеты, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице) (Письмо Минфина России от 08.09.2006 N 03-03-04/1/660).

В разделе 6.2. НДС – удали 2 строчки, иначе опозоришься на защите.

Обратите внимание! Если работник был направлен в командировку в выходные или праздничные дни, то налоговый орган, скорее всего, потребует от организации дополнительные документы.

Так, например, в Письме УФНС России по г. Москве от 16.08.2006 N 20-12/72393 указано, что для признания в целях налогообложения прибыли расходов на командировки, приходящиеся на выходные и праздничные дни, к отчету необходимо приложить заверенную копию утвержденных руководителем организации правил внутреннего распорядка, предусматривающих режим работы в выходные и праздничные дни.

3. Возмещаемые расходы

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Статьей 168 ТК РФ установлена обязанность работодателя возмещать работнику расходы, связанные со служебной командировкой. К возмещаемым расходам трудовым законодательством отнесены:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Кроме того, этой статьей определено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Как видим, трудовое законодательство не ограничивает работодателя перечнем возмещаемых расходов работнику. Помимо обязательных (проезд, проживание, суточные), работодатель возмещает и другие расходы работника. Главное - чтобы работодатель разрешил перед командировкой произвести работнику эти расходы или одобрил их после возвращения.

Перечень командировочных расходов для целей налогообложения прибыли приведен в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Согласно этому подпункту ими признаются, в частности, расходы на:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

Перейти на страницу номер:
 1  2  3  4  5