Страница
2

Подготовка и оформление организационно-распорядительной документации

Бланки указанных документов изготавливаются типографским способом на бумаге белого цвета высшего качества форматов А4 (210 х 297 мм) или А5 (210 х 148 мм) в соответствии с ГОСТом Р.6.30–2003.

2.2 Основные требования к составлению организационно-распорядительных документов

Название документа должно присутствовать на любом документе, кроме письма; оно определяется составителем документа, исходя из назначения и содержания последнего, и должно соответствовать виду данного документа (постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция и т.д.). В зависимости от названия документа выбирается нужная форма изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания.

Название документа служит целям удобства классификации, контроля и хранения документов. Исходя из названия документа, устанавливается и перечень необходимых для его оформления других реквизитов.

Заголовок документа составляется к любому документу формата А4 (210 х 297 мм), независимо от его назначения. Заголовок отражает содержание документа и должен быть максимально точным, согласовываться с видом документа. Раскрывающий содержание документа заголовок позволяет экономить время при его рассмотрении, а главное – устраняет возможность ошибки или вариантности его толкования при вводе сведений о документах в информационно – поисковую систему, облегчает поиск и прохождение документов.

Заголовок к текстам постановлений, распоряжений, приказов, положений, актов, справок, отчетов и др. строится на основе существительного в форме предложного падежа, например:

«О поощрении…»,

«О выплате…»,

(о чем?).

Правила, Устав, список, реестр и другие документы требуют родительного падежа стержневого существительного в заголовке к тексту, например:

Правила «оформления документов»

(с ответом на вопрос «чего?»)

Заголовок к тексту Инструкции формируется на основе существительного в дательном падеже, например:

Инструкция «по эксплуатации…»

(почему?)

Если содержание текста включает ряд вопросов, заголовок должен быть обобщенным, например:

«О мерах…»,

в этом случае наряду с заголовком

составляются подзаголовки. Их пишут

в левой части листа, не прерывая текста.

Датирование документа обязательно для придания ему юридической силы. Датой документа является дата его подписания или утверждения:

– датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их подписания Главой города, руководителем структурного подразделения;

– датой протокола является дата заседания (принятие решения);

– датой акта – дата события;

– датой отчета, плана и других требующих утверждения – дата их утверждения;

– датой вступления в силу распорядительного документа считается дата его подписания, если иное не указано в самом документе.

В состав даты входит указание числа, месяца, года.

например:

12 сентября 2008 г.

Все служебные отметки на документе, связанные с его созданием, прохождением и исполнением (визирование, согласование, регистрация) и т.д. в обязательном порядке датируются.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. На документах, составленных совместно несколькими организациями или юридическими лицами, проставляется единая дата подписания. Место размещения даты зависит от вида документа и определено в форме бланков.

Индекс придает документу юридическую силу, подтверждая факт составления и отправки документа, и предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации системы поиска поступающих или создаваемых документов. Индекс документа должен состоять из порядкового номера, который при необходимости дополняется буквенными обозначениями, индексом по номенклатуре дел или другому классификатору – названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, исполнителей и др. Составные части индексов отделяются косой чертой, например:

148/12–15,

где: 148 – порядковый номер корреспонденции,

12–15 – индекс дела, где хранится документ.

Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание каких-либо действий или событий. Его содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами и отражать точное и правильное освещение событий. Текст документа составляется на основе унифицированных форм, унифицированных сборников текстов, типовых нормативных документов, определяющих содержание конкретных документов. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.

Рекомендуется разделять тексты на две основные части. В первой части указывается основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. Если документ состоит из одной фразы, то в первой части также рекомендуется сообщать основания или причины создания документа, а во второй – решение, распоряжение, просьбу.

При подготовке распорядительных документов нормативно – правового характера (положений, правил, порядка, инструкций) руководствоваться следующими требованиями в структурном оформлении текста данных документов.

Структурное оформление текста положений, порядка, правил, инструкций

Наименование (положения, порядка, правил, инструкций)

1. Общие положения

1.1. Нормативно-правовое обеспечение, дающее основание для принятия данного документа.

1.2. Цели и задачи документа.

1.3. Основные понятия (термины), используемые в документе.

2. Содержание документа

2.1. Разделы по направлениям с четким изложением.

2.2. Пункты, подпункты в разделах.

3. Приложение

3.1. В приложения выносить договоры, акты, справки, таблицы и т.п.

3.2. К нормативному документу прилагается краткая пояснительная записка, отражающая краткий обзор или разъяснение существующего положения, по которому разрабатывается документ. Характеристика проблем.

Структура текста постановлений (распоряжений) нормативно-правового документа.

1. Точное, юридически правильное название документа.

2. Краткая преамбула, при необходимости со ссылкой на нормативно-правовые акты.

3. Определение конкретной цели принимаемого документа.

4. При необходимости указывать признание утративших силу ранее принятых по этому вопросу документов.

5. Если в документе содержатся указания о выделении финансовых средств – источник финансирования.

6. Необходимость опубликования документа в средствах массовой информации.

7. Определение должностных лиц, органов, на которых возложен контроль за исполнением, и сроки исполнения.

Примечание. В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть: распоряжения, приказы – распорядительную часть без преамбулы, письма – без пояснений и т.д.

В распорядительных документах, действующих на принципах единоначалия или адресованных руководству или органам власти, суда и прокуратуры, используются формы изложения текста от первого лица единственного числа, например:

Перейти на страницу номер:
 1  2  3  4  5