Страница
1

Понятие о документах и документировании

Содержание

1. Понятие о документах и документировании. Классификация документов

2. Приказ по основной деятельности. Выписка из приказа, копия приказа. Правила оформления.

3. Составить докладную записку от имени фирмы «Гарант» на имя генерального директора ПО «Горизонт» Смирнова Д.Л. «О подготовке лагеря-отдыха» к приему молодежи.

Список использованных источников

1. Понятие о документах и документировании. Классификация документов

Термин «документ» происходит от латинского слова «documentum» – доказательство, или свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

В толковых словарях даются разные определения документа, подчеркивающие различные аспекты этого понятия: «Письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя»; «Исторические документы – летописи, хроники, записки и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.; «Вещественное доказательство; остаток старины, являющийся материалом к истории».

С развитием научно-технической информации, вычислительной техники, когда появились новые формы документов, стали создаваться архивы перфокарт, перфолент и магнитных лент, кино-, фото-, фонодокументов, понятие «документ» наполнилось новым смыслом. При этом документальной стали считать и всю печатную, опубликованную информацию – книги, журналы, брошюры и т.д.

ГОСТ 16483–83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» в разделе «Общие понятия» содержит следующее определение документа: «Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве».

С развитием государства и его аппарата управления создаются системы документации, характерные для специфики их деятельности. Вместе с тем появляются и системы документирования деятельности учреждений и организаций, определяющие методы и способы фиксации в документах содержания управленческой деятельности.

По мере расширения сферы деятельности учреждений и их функций системы документирования включали в себя документационное обслуживание конкретных учреждений и приспосабливались к структуре, масштабу и объему их деятельности.

Таким образом, содержание понятия «документ» постепенно включило в себя и узкое и широкое юридическое толкование, а также юридическое значение.

Всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации и выполняемых документом и т.д.

Официальный документ – документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Под должностным липом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей.

Подлинник официального документа – первый или единственный экземпляр официального документа.

В качестве синонима слова «подлинник» иногда употребляется термин «оригинал», хотя но своему смыслу определение «подлинник» (достоверный, действительный) имеет иное значение, чем то, которое вкладывается в понятие «оригинал» (самобытный, первоначальный). Оригиналы – документы, впервые созданные каким-либо индивидуальным или коллективным автором. В процессе создания они могут иметь несколько редакций или вариантов; оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными. По внешнему виду оригиналы могут быть: черновыми – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его текстом; беловыми – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового или написан без помарок и исправлений.

Чтобы оригинал стал подлинником, он должен быть составлен на бланке согласно установленной форме, иметь удостоверяющие реквизиты (подпись и иногда печать), дату и индекс.

Необходимо различать понятия «подлинник официального документа» и «подлинный документ». Последний понимается как документ, сведения о времени и месте создания или об авторе которого, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем, соответствуют действительности; то есть всякий подлинник официального документа является подлинным документом, но не всякий подлинный документ – подлинником официального документа.

Понятие «копия», как указывает происхождение этого слова (от лат. сорiа – множество), связано с размножением документов, повторением документа любого вида. Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.

Развитие документации привело к широкой дифференциации понятия «копия».

Прежде всего, копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписки – это копии части документа (выписка из приказа, выписка из протокола); отпуски – это копии отосланных документов. Наиболее распространенный вид отпусков – это копии, которые автоматически получают при переписке оригинала на пишущей машинке (2‑й, 3‑й и т.д. машинописные экземпляры). Первый экземпляр (обычно отпечатанный на бланке) после его оформления (подписания и регистрации) становится подлинником, а остальные экземпляры оригинала – копиями или отпуском.

Новая техника размножения документов привела к появлению копий, получаемых автоматически вместе с подлинником и вполне идентичных с ним.

Автоматические (факсимильные) копии определяют как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа механическим путем воспроизводят его целиком, включая изображение подписи (факсимиле). Факсимильные подлинники не нуждаются, как правило, ни в каком дополнительном удостоверении. К ним относятся и документы, получаемые с использованием факса.

Особый вид копий – фото и светокопии, отличительная черта которых – точное воспроизведение изображения оригинала. Это также вид автоматических (факсимильных) копий.

С развитием современной техники передачи документов ми расстояние связано появление двукратных оригиналов и копий документов. Так, при телеграфной, телефонной связи сознается два документа – предъявленный для передачи по телефаксу или телефону и полученный посредством этих средств связи. Эти документы не одно и то же по своим характеристикам. Передаваемая телеграмма имеет личную подпись, заверяется печатью, то есть ее можно охарактеризовать как подлинник, а получаемая адресатом – умноженный экземпляр.

Кроме копий, снятых непосредственно с подлинника или полученных автоматически, могут быть кратные копии: «копия с копии», «копия копии с копии» и т.п.

Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены.

Нотариальные копии – соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом – нотариусом.

Официально заверенные копии – соответствие подлиннику подтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).

Простые заверенные копии – удостоверенные без соблюдения необходимых формальностей (нет печати), в том числе заверенные частными лицами.

Перейти на страницу номер:
 1  2  3