Страница
1

Бухгалтерские документы и их назначение

Содержание

Бухгалтерские документы и их назначение

Классификация документов

Составление, проверка и обработка документов

Бухгалтерские документы и их назначение.

В бухгалтерском учете первичная регистрация хозяйственных фактов как элементов хозяйственных процессов осуществляется, во-первых, по методу сплошного непрерывного учета; во-вторых, в специальных носителях информации – документах, придающих бухгалтерской информации доказательную (в юридическом значении этого слова) силу. Способ сплошного и непрерывного наблюдения за хозяйственными фактами и их регистрация в специальных носителях информации, придающих ей юридическую силу, получил название документации. Следовательно, первичный учет, т.е. сбор и регистрация исходных данных в бухгалтерском учете, осуществляется способом документации. Необходимость придания бухгалтерской информации юридической силы обусловлена тем, что отражаемые в системе бухгалтерского учета хозяйственные отношения одновременно являются и правоотношениями (начисление заработной платы и премий, оформление приема (передачи) материальных и денежных средств, расчетов и т.п.). Поэтому использовать бухгалтерскую информацию для управления хозяйственными правоотношениями можно только в том случае, если она имеет правовую силу.

Значение документов в бухгалтерском учете чрезвычайно велико. Они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

Документальная регистрация хозяйственных фактов, отражаемых бухгалтерским учетом, остается одним из основополагающих требований его ведения и в условиях применения современной вычислительной техники. Замена традиционных, выписываемых вручную, бумажных носителей информации машинными носителями не должна проводить к потере бухгалтерской информацией юридической силы.

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Финансово-хозяйственная деятельность организаций сопровождается выполнением многочисленных и разнообразных операций, каждая хозяйственная операция обязательно оформляется учетными документами, содержащими первичные сведения о совершенных хозяйственных операциях или праве на их совершение. Объектами учетных документов являются процессы снабжения, производства и продажи, а также отдельные подразделения организации, различные финансовые, хозяйственные, расчетные отношения внутри и за пределами организации.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным постановлением Государственного комитета по статистике РФ от 30 октября 1997 г. №71а (в ред. от 21 января 2003 г. №7).

Если организация совершает операции, которые не могут быть оформлены типовыми документами, она может разработать свою форму первичного документа, которая должна быть предусмотрена учетной политикой организации и содержать перечень обязательных реквизитов.

Кроме учетных документов учетная информация может содержаться на машинных носителях информации. Они применяются в вычислительной технике для получения и обработки сведений об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях. Для механизированной обработки в бухгалтерских документах введены специальные реквизиты(коды организации, его структурных подразделений и т.д.).

Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных документов на машинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в организации в течение срока, установленного для хранения первичных учетных документов.

С документами тесно связаны такие понятия, как документация(первичный учет), унификация, стандартизация и документооборот.

Документация- способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное своевременное оформление всех хозяйственных операций документами- начальная стадия бух учета. Документация представляет собой поток информации о финансово- хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.

Предварительный контроль осуществляется руководителями организации(руководитель, глав. бухгалтер, глав. инженер, мастер и т.п.) при подписании документов, в этом случае они берут на себя персональную ответственность работника, подписавшего документ, за совершенные им действия.

Текущий контроль производится в процессе учета и анализа(оперативного) финансово- хозяйственной деятельности; в целях углубления анализа привлекаются первичные документы.

Последующий контроль осуществляется в основном в форме документальных ревизий, а также путем проверками счетными работниками документов, служащих основанием для оформления хозяйственных операций.

Унификация документов- разработка типовых форм документов для использования их при оформлении однородных операций в различных организациях независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности. Унификация способствует упрощению и сокращению документов, а также приспосабливает их к обработке на ЭВМ: замене разовых документов накопительными, ликвидации лишних показателей, имеющихся в документах, объединению нескольких отдельных документов в комбинированные и т.д.

Стандартизация документов- установление одинаковых(стандартных) размеров бланков однотипных документов, которые позволяют более эффективно использовать бумагу при печати документов, уменьшают ее отходы. Кроме того, стандартизация облегчает бухгалтерскую обработку документов, использование электронно- вычислительных машин и хранение документов в архиве.

Документооборот- путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. В каждой организации документооборот разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем организации.

Несмотря на законодательные ограничения, конкретный порядок продвижения, а также сроки формирования и сдачи документации для принятия к бухгалтерскому учету каждый хозяйственный субъект определяет самостоятельно. Этот процесс оформляется в виде графика документооборота- детального расписания создания и последующей обработки на всех информационных этапах. График документооборота является объектом учетной политики и утверждается руководителем предприятия.

Перейти на страницу номер:
 1  2  3  4