Ввод в ЭВМ

Блок программного обеспечения

Вывод из ЭВМ

Результативная (выходная) информация в объеме, требуемом пользователем

Диалог

Машинограмма Видеограмма ЭВМ – бухгалтер Баланс и отчеты

Рис.5. Автоматизированная форма учета

Единство информационной базы и полностью автоматизированный технологический процесс обеспечиваются за счет однократного ввода информации. Интеграция обработки данных первичного учета и адаптируемость программного обеспечения к задачам пользователей достига­ется применением различных программ для ЭВМ.

Современный уровень ЭВМ обеспечивает не только универсальный характер их применения исходя из общих методологических подходов к организации бухгалтерского учета, но и использование программ, настроенных на конкретное предприятие с учетом предложений заказ­чика.

Учет может осуществляться путем заполнения журнала хозяйствен­ных операций, при этом формирование корреспонденции счетов мо­жет отражаться и после заполнения первичных документов. Пользо­ватель может получать печатные копии заполняемых им первичных документов. Реализован быстрый ввод проводок методом «типовых операций», в основу которого положена типовая корреспонденция про­водок. Изменение или добавление типовых операций производится самим пользователем с помощью встроенного текстового редактора. Большой объем памяти ЭВМ позволяет работать с. субсчетами всех уровней, что дает возможность без особой сложности выполнять нако­пительные операции (начисление амортизации, расчет заработной пла­ты и т. п.).

Оборотная и шахматная ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, а также баланс и другие выходные формы могут быть сформиро­ваны за любой период и в короткое время. Для некоторых отчетов воз­можна детализация вплоть до одной операции.

Быстрота и возможность удовлетворения потребности различных пользователей в соответствующей информации на основе единого ее массива — отличительная черта автоматизированной формы бухгалтерского учета. Первичная учетная информация фиксируется на машинных носителях. Эта процедура по операциям, имеющим экономическую однородность, производится по заранее определенной структу­ре записи с последующим вводом в ЭВМ. В качестве машинных носи­телей информации используются магнитные ленты, магнитные дис­ки, дискеты.

Учетными регистрами являются выходные формы, которые содер­жат всю необходимую информацию по аналитическим и синтетическим счетам. Бухгалтерские записи, отражающие результаты ранее произведенных расчетов и группировок, формируются в ЭВМ автоматически. Обработка массива бухгалтерских записей одновременно по дебету и кредиту синтетических счетов, а также соответствующих объектов ана­литического учета позволяет вести обработку указанного массива в пре­делах каждого основного счета. В то же время путем привлечения вхо­дящего остатка по данному счету становится возможным группировать его данные в последовательности, необходимой для составления регис­тров аналитического учета.

Новые способы обработки информации в результате применения ЭВМ не вносят коренных изменений в методологию бухгалтерского учета. Изменяется лишь технология обработки информации. Элементы мето­да бухгалтерского учета, оставаясь теми же по своей сущности, лишь трансформируются, сообразуясь с условиями автоматизированной обработки учетной информации. В частности, наблюдается устойчивая тенденция сокращения числа первичных документов, а также перечня содержащихся в них реквизитов за счет того, что в базе данных наряду с переменными данными представлен массив нормативно-справочной информации. Его содержание включает необходимые нормативные документы по организации бухгалтерского учета, схемы уплаты налогов и налоговых платежей, календарь бухгалтера, нормы естественной убыли товаров и т. п.

Возможности ЭВМ позволяют создавать тематические мно­гоуровневые рубрикаторы, с помощью которых можно просматривать тематические подборки документов. Не представляет труда найти кон­кретный документ, если о нем есть хотя бы приблизительная инфор­мация, используя в этих целях режим поисков по реквизитам. Полно­текстовой запрос к базе данных задается на естественном языке либо с использованием выражений формальной логики. Полностью автома­тизирована процедура составления корреспонденции бухгалтерских счетов. Обработка информации осуществляется в реальном масштабе времени. При этом информация, представленная на отдельном синте­тическом счете, может быть расчленена на столько аналитических по­зиций, насколько могут быть очерчены границы применения соответ­ствующего измерителя. Единая база данных, основу которой составляет учетная информация, позволяет реализовать задачи, многие из кото­рых находятся за пределами бухгалтерского учета.

Новый этап в автоматизации бухгалтерского учета связан с появ­лением новой версии программы «1-С: Бухгалтерия 7.7». С ее помо­щью стал возможным многомерный и многоуровневый аналитический учет, обеспечивший более тесное взаимодействие функциональных и инструментальных подходов при разработке этой версии, интеграцию функций ведения внутреннего (управленческого) и финансового учета, встраиваемость учетной компоненты в комплексные системы управ­ления предприятием, базирующиеся на основе программных продук­тов платформы V7. Решена задача одновременной работы с несколь­кими планами счетов, что в переходный период реформирования бухгалтерского учета приобретает особую актуальность. Определенный набор учетных функций, заложенный в алгоритмы программы, позво­ляет реализовать основные учетные процедуры, очерченные рамками теории бухгалтерского учета, а именно: ведение счетов, двойная за­пись, принцип сбалансированности и т. п.

Прикладная часть программы содержит традиционный набор инструментов, характерный для любой бухгалтерской программы: план счетов, экранные формы первичных документов, журналы, отчеты и пр. Кроме того, данный набор включает средства, позволяющие изме­нить конфигурацию программы для нужд конкретной организации не­зависимо от объема ее деятельности, это касается не только настройки плана счетов, определения структуры счетов и субсчетов, но и количе­ства уровней и размерности аналитического учета. Названная особенность приводит к мысли, что в условиях автоматизированной обработ­ки данных более правильным является понятие «информационная си­стема бухгалтерского учета», а не «форма бухгалтерского учета», если рассматривать ее характеристику с позиций, определяющих любую функциональную подсистему управления организацией. При таком подходе формирование информационной системы бухгалтерского уче­та на базе ЭВМ можно осуществить в том же разрезе, что и для других функциональных подсистем управления предприятием. Иными слова­ми, речь идет о том, что в условиях применения ЭВМ следует абстра­гироваться от специфических черт отдельных функциональных подси­стем управления предприятием, положив в основу принципы обеспе­чения: методологический, организационный, информационный, про­граммный, технический.