Введение

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Page generation 0.011 seconds

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Руководители различных структур не всегда учитывают требования Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ, согласно которому документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, а порядок документирования устанавливается Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти (ст. 11).

Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками организации в народном суде.

Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой инспекции, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.

Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную научно-историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат последующему хранению в государственных и муниципальных архивах. Всё это определяет актуальность дипломной работы.

Объектом дипломного исследования является процесс оформления и ведение документации по реализации и сопровождению СПС КонсультантПлюс.

Предметом исследования стали основные правила оформления и ведения документации по реализации и сопровождению СПС КонсультантПлюс в ООО Консул г. Новый Уренгой.

В ходе работы над дипломом была изучена различная литература, которую можно разделить на два блока: книги и статьи.

Среди изученных книг можно выделить работу В.И. Андреевой, посвященную особенностям делопроизводства на фирме. В книгах рассмотрен полностью весь процесс документооборота предприятия, представлены образцы документов. В книге «Делопроизводство» представлен общий процесс документооборота фирмы с опорой на ГОСТы.

Полезной в работе была и книга Ю.М. Демина «Делопроизводство. Подготовка служебных документов», в которой рассмотрен принцип делопроизводства как на муниципальных, так и на частных предприятиях. То же самое можно сказать и о книге М.И. Басакова «Справочник секретаря по делопроизводству».

Структура организации и принципы работы в ней с документами представлены также в книге Ю.М. Демин «Эффективный офис-менеджер».

Особенности делопроизводства на малом предприятии, к которым относится и рассматриваемое предприятие «ТелеМиг», рассмотрены в книге М.В. Стенюкова «Делопроизводство на малом предприятии».

Отдельный блок составляют книги, посвященные особенностям работы секретаря предприятия. Среди них можно назвать «Секретарь руководителя организации и делопроизводство» А.С. Красавина и пять книг М.В. Стенюкова: «Курс секретарского дела», «Секретарская практика», «Секретарские секреты», «Секретарское дело: практические рекомендации» и «Справочник секретаря. С изменениями и дополнениями».

Второй блок составляют различные статьи по данной теме, среди которых можно выделить следующие. В статье Е. Степанова «Персональные данные и их защита» рассматриваются вопросы специфики работы с конфиденциальными документами, поясняется какие сведения о работнике являются персональными. В статье А.В. Пшенко «Технология работы с конфиденциальными документами» рассматриваются понятия конфиденциальных документов и специфика работы с ними, отдельно рассмотрен вопрос отправки конфиденциальных документов. В статье Т.В. Кузнецовой «Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления» рассматриваются изменения ГОСТа Р 6.30 – 2003 «Требования к оформления документов», изменения ГОСТа Р 51511–2001 «Печати с воспроизведением государственного герба РФ», правила и инструкции по ведению трудовых книжек, положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ и изменения в других законодательных актах. В статье Т.В. Кузнецовой «Новые правила о порядке ведения трудовых книжек» рассматривается новое постановление правительства о трудовых книжках, правила и инструкции по их заполнению, ответственность за ведение и хранение трудовых книжек. В статье Г.А. Серовой «Компьютеризация службы управления персоналом» рассматриваются вопросы, связанные с автоматизацией кадровой работы. Эти же вопросы рассматриваются в статье Ю.Г. Кирюхина и О.М. Мельниковой «Автоматизация работы с кадровой документацией». В статье Л. Дорониной «Штатное расписание» рассматриваются особенности оформления штатного расписания и внесение изменений в него.

Таким образом, можно видеть, что, несмотря на большое количество книг по делопроизводству, все они носят в большинстве своём теоретический характер и не рассматривают практические особенности процесса делопроизводства на малом предприятии. В связи с этим представляется важным рассмотрение этого процесса на конкретном предприятии.

Целью работы является рассмотрение особенностей оформления и ведение документации по реализации и сопровождению СПС КонсультантПлюс в ООО Консул г. Новый Уренгой. Данная цель позволила сформулировать следующие задачи дипломного исследования:

1. Дать характеристику ООО «Консул», показать регламентацию работы с документами.