Страница
1

Автоматизация учета, контроля и анализа труда и заработной платы

Автоматизация учета, контроля и анализа труда и заработной платы

Автоматизация обработки учетной и контрольной информации на предприятиях охватывает весь комплекс задач по синтетическому и аналитическому учету, контролю и аудиту. Предпосылкой этому является организация централизованной базы данных и распределенных баз данных на местах обработки информации. Для реализации задач учета, контроля, анализа и аудита труда и заработной платы создается информационная база с использованием АРМ бухгалтера трех категорий (рис.1).

АРМ Б 3 категории (руководитель)

АРМ Б 2 категории (бухгалтерия)

АРМ Б 1 категории (цеха, отделы, участки.)

Рис.1 Информационная модель организации АРМ бухгалтера по учету, контролю и аудиту труда и заработной платы

На АРМ бухгалтера I категории осуществляется ввод первичных данных, расчет информации и выдача на экран или печатающее устройство машинных документов по структурным подразделениям. Контроль, анализ и аудит информации выполняется по отдельным структурным подразделениям. Автоматизация задач по учету, контролю и аудиту труда и заработной платы базируется на обособленных алгоритмах расчета.

Технологический процесс обработки и получения информации по учету, контролю и аудиту труда и заработной платы на АРМ бухгалтера I категории состоит из следующих этапов:

1. Подготовка первичной информации

Ввод первичных данных осуществляется в диалоговом режиме. Важное значение при этом имеет обеспечение высокой достоверности исходных данных. Поэтому программное обеспечение соответствующих АРМ должно обеспечивать автоматизированную проверку вводимых данных и выдачу сообщений о выявленных ошибках.

2. Расчет сумм оплаты и удержаний по соответствующим кодам видов оплат и удержаний,

3. Выдача выходной информации по структурным подразделениям

4. Контроль и корректировка результатной информации;

5. Аудит учетной информации

На АРМ бухгалтера II категории (в бухгалтерии) создается информационная база данных по учету труда и заработной платы, в которой объединяются все данные, поступающие с АРМ бухгалтера I категории из структурных подразделений.

Конечным результатом решения задач по учету труда и заработной платы является формирование информационной базы в целом по предприятию.

На АРМ бухгалтера III категории осуществляется свод оплаты труда в целом по предприятию. Здесь же проводится анализ средств на оплату труда, контроль, моделирование, прогнозирование труда и заработной платы.

В условиях децентрализованной автоматизации учета с использованием АРМ бухгалтера практически все задачи по учету труда и заработной платы могут быть решены как в подразделении (на АРМ бухгалтера I категории), так и в бухгалтерии (на АРМ бухгалтера II категории), т.е. ни одна из этих задач не относится к стандартным. Возможность и целесообразность решения задач в подразделениях (на АРМ бухгалтера I категории) обусловлена тем, что именно там возникает большая часть исходной информации и используется в значительной степени результатная информация. Возможны различные варианты распределения задач между бухгалтерией и подразделениями.

При распределении задач между бухгалтерией и подразделениями необходимо учитывать следующие условия решения задач:

численность работающих и подразделений, условия оплаты труда;

способ документирования первичной информации, используемой в учете труда и заработной платы;

состав других задач, решаемых средствами АРМ в подразделениях;

вариант распределения задач учета труда и заработной платы между бухгалтерией и подразделениями.

Информационная увязка задач учета, контроля, анализа и аудита труда и заработной платы в условиях функционирования АРМБ внутри полной информационной системы учета и информационной системы предприятия в целом осуществляется по следующим принципам:

Принципы, обуславливающие использование АРМБ в информационной системе предприятия: использование взаимной информации; общность отдельных источников информации; общность отдельных первичных носителей информации; общность отдельных результатных носителей информации; единство системы кодирования информации; наличие обратной связи; единство системы показателей.

На рис.2 приведена укрупненная схема информационной взаимосвязи АРМ бухгалтера по учету труда и заработной платы.

Рис.2 Укрупненная схема информационной взаимосвязи АРМ бухгалтера по учету труда и заработной платы

АРМ бухгалтера по учету труда и заработной платы взаимосвязано с другими системами по следующим функциям.

1. С АРМ бухгалтера по учету финансово-расчетных операций по функциям:

а) выплаты заработной платы через кассу и перечисления через расчетный счет;

б) начисление заработной платы;

в) начисление страховых взносов;

г) удержание из заработной платы;

д) резерв предстоящих расходов.

2. С АРМ бухгалтера по учету затрат на производств по функциям:

а) начисление заработной платы по корреспондирующим счетам и кодам затрат;

б) начисление страховых взносов.

3. С АРМ бухгалтера сводного учета и составления отчетности по функциям:

а) начисление заработной платы по корреспондирующим счетам;

б) начисление страховых взносов;

в) удержание из заработной платы;

г) резерв предстоящих расходов;

д) данные об использовании фондов.

4. С информационной системой предприятия (с подсистемой управления кадрами) по функциям:

а) изменения в составе работников и их заработной плате;

б) среднесписочный состав за определенный период;

в) информация о месте нахождения депонента.

На предприятиях Украины функционируют различные автоматизированные системы учета труда и заработной платы. Мы рассмотрим новую информационную систему учета, контроля и аудита, которая внедрена на некоторых предприятиях Украины.

Для работы на АРМ бухгалтера по учету труда и заработной платы необходим подготовительный этап: ввод на дату внедрения сальдо по счетам 70, 69 в аналитическом разрезе; нормативно-справочной информации; информации, поступающей из других рабочих мест бухгалтера и информационной системы.

Основное меню имеет следующий вид:

1. Информационная часть

2. Расчетная часть

Информационная база формируется на основе документов и справочников, традиционно используемых в бухгалтерском учете. Она может корректироваться по мере изменения табельных данных сотрудников предприятия. Тем самым, ведение информационной базы, в основном, заключается в выборе соответствующих операций в меню информационной части и в корректировке тех данных, которые претерпели изменения или отличны от общепринятых, например, число отработанных дней (часов), отлично от общего числа рабочих дней (часов) за текущий месяц, имеются дни по больничному листу и т.д.

Работа с информационной базой состоит из следующих функций:

Входная информация

Нормативно-справочная информация

Наряд-задание

Табель

Приказ о предоставлении отпуска

Листок о временной нетрудоспо-собности

Лист изменений

Информация из других АРМ

База знаний

1. Справочник списочного состава

2. Доплаты и удержания с з/пл

3. Справочник планового фонда з/пл

4. Перечисления из з/пл

5Справочник структурных подразделений

6. Справочник видов оплат и удержаний

Справочник-календарь

8. Справочник видов заболеваемости

9. Справочник видов оплат, которые входят в среднюю з/пл

10. Справочник допустимости корреспон-денции счетов

Перейти на страницу номер:
 1  2  3