Страница
1

Автоматизированная обработка информации по сводному учету и составлению отчетности

Введение

Комплекс сводного учета и составления отчетности включает в себя ряд задач:

1) отражение хозяйственной деятельности предприятия – обобщение информации нааналитических и синтетических счетах с дальнейшей группировкой полученных данных

2) формирование данных для составления отчетности и принятия управленческих решений.

3) завершающий этап учетного процесса – автоматизированное составление бухгалтерского баланса и отчетности, выполняется систематически по окончании отчетного периода (месяц, квартал, полугодие, год).

АРМ бухгалтера сводного учета и составления отчетности предназначено для отражения хозяйственных операций, изменяющих состояние средств предприятия, и их источников на счетах бухгалтерского учета.

Счета предназначены для экономической группировки хозяйственных средств и их источников, выраженных в натуральном и стоимостном (денежном) измерениях, позволяют получить в удобном виде информацию, необходимую для управления предприятием.

При этом используются две взаимосвязанные системы счетов бухгалтерского учета – по синтетическим и аналитическим счетам, отличающиеся степенью детализации учета средств и источников, это имеет важное значение как для усиления контроля за правильностью самого учета, так и для эффективного использования этой информации в управлении предприятием.

Рациональная организация синтетического и аналитического учета хозяйственных операций с применением АРМ бухгалтера обеспечивает:

– контроль за движением уставного фонда в части основных и оборотных средств предприятия;

– контроль за образованием и порядком использования амортизационного фонда, единого фонда оплаты труда, фондов социального развития и специального назначения;

– сохранность денежных средств и контроль за использованием их по целевому назначению;

– выявление финансовых результатов деятельности предприятия и контроль за распределением дохода;

– систематизацию и обобщение данных о производственно-хозяйственной деятельности предприятия в аналитическом и синтетическом разрезах для принятия управленческих решений.

Входная информация для решения задач сводного учета и составления отчетности:

– первичная информация, возникающей в процессе финансово-хозяйственной деятельности,

– информация, которая полностью формируется в процессе решения задач других участков учета.

Целью автоматизации сводного учета – предоставление информации, удовлетворяющей требованиям различных пользователей.

Пользователей учетной информации можно разделить на три категории, им соответствуют три категорииАРМ:

1) АРМБ I категории создается для внутреннего пользователя, т.е. для тех пользователей, которые осуществляют учет (зам. главного бухгалтера, сектор сводного учета, главный бухгалтер);

2) АРМ II категории создается для управленческого состава предприятия (финансовый директор, главный экономист, зам. директора по маркетингу, руководитель предприятия);

3) АРМ III категории используется внешними пользователями (руководители филиалов, акционеры и т.д.).

Рассмотрим взаимосвязь между АРМ разных категорий при использовании АРМБ сводного учета.

Вся информация, подготовленная на АРМ бухгалтера сводного учета и составления отчетности, рассматривается в свете ее конечного влияния на принятие решений. Прежде, чем принять правильное решение, необходимо определить цель или руководящее направление и получить соответствующее решение традиционных задач сводного учета и составления отчетности.

По результатам решения задач формируется единая база данных бухгалтерских записей. Формирование базы данных и логический контроль правильности ее заполнения выполняется в течение месяца по мере поступления информации с АРМ смежных участков учета.

Взаимосвязь данных обеспечивается использование единой структуры кодов синтетических счетов и объектов аналитического учета, применением одних и тех же бухгалтерских записей во всех участках учета.

Разделение АРМБ сводного учета на три категории проводится организационным образом с авторизацией доступа к необходимой информации. Поэтому структуру данных и технологию решения задач будем рассматривать как единую для всех трех категорий АРМ.

Схема: Главное меню 1. – подменю 1.1 – пункты 1.1.1 – подпункты 1.1.1.1

Главное меню имеет следующий вид:

1. Входная информация

При выборе функции «Входная информация» в меню II уровня отображается перечень входной информации:

Бухгалтерская справка

Режим «Бухгалтерская справка» используется для корректировки данных или для ввода тех данных, которые не нашли отражения в других АРМБ.

Структура бухгалтерской справки аналогична структуре справок, описанных для других АРМБ.

Информация, получаемая из других АРМБ

В режиме «Информация, получаемая из других АРМБ» осуществляется контроль и отображение информации по каждому в отдельности АРМ бухгалтера. Это дает возможность бухгалтеру (аудитору) осуществлять контроль за наличием информации, ее достоверностью и полнотой.

Ошибочные записи анализируются и при необходимости осуществляетсяих корректировка в режиме «Бухгалтерская справка».

Книга учета хозяйственных операций

В режиме «Книга учета хозяйственных операций» производится ввод первичных операций в Книгу учета хозяйственных операций, которая представляет собой хронологически упорядоченный (по времени выполнения) список бухгалтерских проводок по счетам. Она содержит записи всех бухгалтерских операций, изменяющих состояние счетов, и служит основным источником для формирования бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерские записи в Книгу учета хозяйственных Операций могут заноситься либо путем непосредственного ввода хозяйственных операций с формированием бухгалтерских проводок, либо при генерации бухгалтерских проводок путем использования Справочника типовыххозяйственных операций во время формирования первичной информации, либо посредством формирования бухгалтерских проводок из других АРМБ.

В Книгу учета хозяйственных операций заносятся сведения, начиная от даты начала расчетного периода до необходимой даты. Бухгалтерские записи могут быть откорректированы, добавлены новыми, удалены, скопированы. В настоящее время по технологии формирования Книги учета хозяйственных операций создаются почти программные комплексы, разрабатываемые на Украине. Они предназначены и функционируют лишь на небольших предприятиях. Книга учета хозяйственных операций имеет следующий вид:

Книга учета хозяйственных операций

Дата

Содержание ХО

Дебет счета

Кредит счета

Сумма

Номер документа

2. Нормативно-справочная информация

учет отчетность автоматизированный бухгалтер

Перейти на страницу номер:
 1  2  3